SpotklokSpotklok: uitleg voor medewerkers
Je werkgever gebruikt Spotklok om bij te houden wanneer en waar het werk is gedaan. Op deze pagina lees je in gewone taal wat Spotklok wel en niet met je gegevens doet. Onderaan staat een overzicht voor de ondernemingsraad.
In het kort
- Je locatie wordt alleen vastgelegd op het moment dat je zelf iets meldt, bijvoorbeeld als je op Aangekomen tikt. Spotklok volgt je niet.
- Je werkgever ziet je tijden, locaties en foto's. Spotklok kijkt er niet in, behalve als je werkgever support bij een probleem tijdelijk toestemming geeft om mee te kijken. Wie verder wat kan zien, lees je bij Wie ziet wat?
- Foto's en exacte locaties worden automatisch gewist na de bewaartermijn van je werkgever.
- Je hebt geen account en geen app nodig: je werkt via een link van je werkgever.
- Vragen over je gegevens? Stel ze aan je werkgever.
1. Wat Spotklok wel en niet doet
Wel
- Het tijdstip vastleggen als je iets meldt (zoals vertrek, aankomst, pauze en einde dienst).
- Bij een melding zoals vertrek of aankomst één keer je locatie vastleggen en de afstand tot het klusadres berekenen.
- Bewaren wat je zelf toevoegt, zoals een foto, opmerking of handtekening.
- Je werkgever een waarschuwing laten zien als iets afwijkt, bijvoorbeeld een melding ver van de klus.
Niet
- Je volgen op de achtergrond, tussen meldingen door of na je werk.
- Je locatie vragen bij een pauze.
- Je camera gebruiken zonder dat je zelf een foto maakt of een QR-sticker scant. Je microfoon en contacten gebruikt Spotklok nooit.
- Gegevens verkopen, advertenties tonen of tracking- en analysecookies gebruiken.
- Zelf besluiten over jou nemen: een waarschuwing is een signaal, je werkgever moet die zelf beoordelen.
2. Welke gegevens worden vastgelegd?
Dat hangt af van wat je werkgever gebruikt. Mogelijk zijn dit:
- Je naam en eventueel je telefoonnummer (ingevuld door je werkgever, of door jezelf bij het aanmelden voor een klus).
- Tijden van accepteren, vertrek, aankomst, pauzes, tussenstops en einde dienst.
- Locatie bij een melding: de coördinaten, hoe nauwkeurig ze zijn en de afstand tot de klus. Meld je via een prikklok, dan geldt de vaste plek van de prikklok, niet de locatie van je telefoon.
- Wat je zelf toevoegt: foto's met bijschrift, opmerkingen, ingevulde velden (bijvoorbeeld een kilometerstand of een handtekening met de naam van wie tekent), interne notities voor je werkgever en meldingen via ‘Probleem melden’. Foto's worden op je telefoon verkleind; verborgen gegevens in het bestand (zoals de GPS-gegevens van de camera) worden daarbij verwijderd.
- Ritten, als je werkgever die laat registreren: de tijd, de locatie en de plaats bij vertrek en aankomst, en de kilometers. Van je vertrekpunt ziet je werkgever alleen de plaats, niet het adres of de exacte locatie.
- Bij beveiligingswerk (uitbreiding Beveiliging): aan- en afmelden bij objecten, het scannen van QR-stickers, incidenten die je meldt en wanneer je beveiligde instructies opende.
- Een pincode van 6 cijfers die je zelf kiest, als je werkgever met een gedeelde werktelefoon of prikklok werkt. Die is voor niemand leesbaar, ook niet voor je werkgever of Spotklok.
- Gegevens tegen misbruik van kluslinks: een willekeurige apparaatcode, een korte samenvatting van schermformaat, taal en tijdzone, het type telefoon en browser, en je IP-adres. Zo ziet je werkgever of een link op een ander apparaat wordt gebruikt.
3. Wie ziet wat?
| Wie | Wat |
|---|---|
| Jij | Je eigen klussen, meldingen en tijden, via je kluslink of Mijn klussen. |
| Collega's op dezelfde klus | Je naam in de keuzelijst ‘Wie ben jij?’. Kiest een collega met dezelfde kluslink jouw naam (bij ‘Wie ben jij?’ of via ‘Niet jij?’), dan ziet hij jouw tijden, pauzes en ingevulde velden van die klus; je werkgever ziet bij de klus welk apparaat welke naam koos. Met het pakket Pro kan je werkgever de namen in de keuzelijst verbergen. |
| Je werkgever | Alles van zijn eigen klussen: tijden, locaties, foto's, ingevulde velden, notities en waarschuwingen. Ook het IP-adres bij een melding, zolang dat bewaard wordt (30 dagen): met het pakket Pro in het dashboard, met elk pakket in de export van zijn gegevens. |
| De klant van je werkgever | Alleen als je werkgever een werkbon deelt: op die werkbon je naam, je tijden, opmerkingen en foto's bij die klus, en (als je bij de klus was) je aankomstplek op een kaart. Je werkgever kiest wat er op de werkbon staat. |
| Spotklok | Geen namen, tijden, locaties of foto's van medewerkers; alleen gegevens over het account van je werkgever en aantallen. Meekijken kan alleen als je werkgever support daar tijdelijk toestemming voor geeft (bijvoorbeeld bij een probleem); dat wordt altijd vastgelegd. Wel ziet Spotklok wat je werkgever zelf naar Spotklok doorstuurt. |
| Anderen | Niemand, tenzij je werkgever gegevens zelf met iemand deelt of de wet ons daartoe verplicht. |
4. Hoe lang blijven je gegevens bewaard?
- Foto's, exacte locaties, opmerkingen, notities, de afbeelding van een handtekening en apparaatgegevens: gewist na de bewaartermijn die je werkgever kiest (3, 6, 12 of 24 maanden na de werkdag; standaard 12 maanden).
- Vanaf 1 december 2026 worden na die termijn ook ingevulde teksten en getallen (zoals een kilometerstand), namen bij handtekeningen en hele ritten verwijderd.
- Je IP-adres: na 30 dagen gewist.
- Je naam, uren, de tijden van je meldingen en de status van je werk: zolang je werkgever ze nodig heeft voor zijn administratie. Je werkgever kan je gegevens ook eerder wissen.
- Verwijdert je werkgever zijn Spotklok-account, dan werken de links meteen niet meer. Je werkgever kan dan nog 30 dagen zijn gegevens downloaden; daarna (of eerder, als hij dat kiest) verwijdert Spotklok alles. Een gratis account dat 24 maanden niet is gebruikt, wordt na een waarschuwing aan je werkgever ook verwijderd. Uit de versleutelde back-ups verdwijnt het binnen 14 dagen daarna.
De volledige lijst staat in de privacyverklaring.
5. Wat staat er op je telefoon?
De kluspagina bewaart in je browser een willekeurige apparaatcode (ook in een cookie, die na 1 jaar verloopt), de naam die je koos, de laatst bekende gegevens van je klus en meldingen of foto's die nog verstuurd moeten worden als je even geen bereik hebt. Op een gedeelde werktelefoon worden je naam en je klusstatus niet op de telefoon bewaard. Je kunt dit wissen via de instellingen van je browser; je telefoon telt daarna als een nieuw apparaat.
6. Je rechten en contact
Je mag je gegevens inzien, laten verbeteren of verwijderen, de verwerking laten beperken, bezwaar maken en je gegevens laten meegeven. Je werkgever is verantwoordelijk voor je gegevens; stel je vraag of verzoek daarom eerst aan je werkgever. In Spotklok kan je werkgever je gegevens opzoeken en wissen. Voor een inzageverzoek kan hij al zijn gegevens exporteren en daaruit alleen die van jou aan je geven. Op de kluspagina kun je via Hulp ook een bericht sturen met ‘Probleem melden aan je werkgever’.
Kom je er met je werkgever niet uit? Mail dan naar info@spotklok.nl. We sturen je verzoek binnen 5 werkdagen door naar je werkgever en helpen hem het af te handelen. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).
7. Voor de ondernemingsraad / DPIA
Met Spotklok legt een werkgever tijden en locaties van medewerkers vast. Heeft het bedrijf een ondernemingsraad (OR) of personeelsvertegenwoordiging, dan is daarvoor vaak instemming nodig (artikel 27 lid 1 onder k en l van de Wet op de ondernemingsraden). Ook moet de werkgever nagaan of een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA) nodig is. Dit overzicht helpt daarbij.
Rollen
- De werkgever is verwerkingsverantwoordelijke: hij bepaalt waarvoor de gegevens worden gebruikt, kiest de grondslag (bijvoorbeeld de uitvoering van de arbeidsovereenkomst of een gerechtvaardigd belang) en informeert de medewerkers. Toestemming van medewerkers is meestal geen geschikte grondslag.
- Spotklok (BibkoStudios, Sliedrecht) is verwerker en verwerkt de gegevens alleen in opdracht van de werkgever, volgens de verwerkersovereenkomst.
Overzicht van de verwerking
| Doel | Gegevens | Bewaartermijn |
|---|---|---|
| Urenregistratie | Naam, tijden van meldingen, pauzes, status van het werk | Zolang de werkgever ze nodig heeft, uiterlijk tot het account wordt opgeheven |
| Aantonen dat het werk op de juiste plek is gedaan | Locatie alleen op het moment van een melding (coördinaten en nauwkeurigheid), afstand tot de klus | Exacte locatie: bewaartermijn van de werkgever (3–24 maanden); de afstand blijft |
| Het werk vastleggen (werkbon, rapport) | Foto's, opmerkingen, ingevulde velden, handtekening | Bewaartermijn van de werkgever (ingevulde teksten, getallen en namen vanaf 1 december 2026); ja/nee- en keuzevelden zolang de werkgever ze nodig heeft |
| Kilometeradministratie (alleen als de werkgever ritten gebruikt) | Vertrek en aankomst, kilometers, locatie en plaats | Exacte locatie na de bewaartermijn; vanaf 1 december 2026 de hele rit |
| Controlerondes (alleen bij de uitbreiding Beveiliging) | Aan- en afmelden bij objecten, QR-scans, incidenten, inzage in beveiligde instructies | Locaties, toelichtingen en het inzage-overzicht na de bewaartermijn; tijden en afstanden blijven |
| Misbruik van kluslinks tegengaan | Willekeurige apparaatcode, schermformaat, taal, tijdzone, type toestel en browser, IP-adres | IP-adres 30 dagen; overige apparaatgegevens na de bewaartermijn; de apparaatcode blijft bij de meldingen |
| Wie meldt er op een gedeeld apparaat? | Pincode (alleen als hash) | Zolang de medewerkerskaart bestaat, of tot de werkgever de pincode reset of de gegevens van de medewerker wist |
De gegevens staan op servers in Nederland (TransIP, datacenter in Amsterdam). Voor kaarten en het opzoeken van een adres of plaats bij een locatie gebruikt Spotklok OpenStreetMap en PDOK, en (als ingeschakeld) OpenRouteService voor de kilometers van een rit; die krijgen alleen technische gegevens (zoals het IP-adres van wie een kaart bekijkt) of afgeronde coördinaten, zonder namen. Zie de privacyverklaring voor alle partijen.
Beveiliging
- Alle verbindingen zijn versleuteld (HTTPS).
- Wachtwoorden en pincodes worden alleen als sterke hash opgeslagen; het aantal pogingen is beperkt.
- Een werkgever ziet alleen zijn eigen klussen en medewerkers.
- Kluslinks zijn lange, willekeurige codes. De werkgever kan een link vernieuwen (de oude werkt dan niet meer), een klus annuleren en een pincode resetten.
- Het beheer van Spotklok is beveiligd met tweestapsverificatie en toont geen gegevens van medewerkers. Meekijken door support kan alleen met tijdelijke toestemming van de werkgever en wordt vastgelegd.
- Bij een beveiligingsrisico kan Spotklok de kluslinks, Mijn klussen en de prikklok van een werkgever tijdelijk blokkeren of medewerkers een nieuwe pincode laten kiezen. De gegevens blijven dan bewaard.
- Beveiligde instructies bij objecten en de back-ups worden versleuteld opgeslagen; de sleutel van de back-ups wordt apart bewaard.
- Gegevens worden elke dag automatisch opgeschoond volgens de bewaartermijnen.
- Een datalek meldt Spotklok binnen 48 uur aan de werkgever.
Wat de werkgever zelf kan instellen
- De bewaartermijn (3, 6, 12 of 24 maanden).
- Namen van collega's verbergen op een kluslink (pakket Pro).
- Een pincode op een gedeelde werktelefoon of prikklok.
- Gegevens van een medewerker wissen.
- Bij een inzageverzoek: alle gegevens exporteren (ZIP) en daaruit alleen die van de medewerker geven. Geef nooit de hele export mee: daarin staan ook de gegevens van collega's.
Een uitgebreider overzicht van de verwerking en de beveiliging voor een DPIA is op te vragen via info@spotklok.nl.
8. Voor werkgevers: deze tekst overnemen
Je mag deze pagina, of delen ervan, overnemen in je eigen personeelsinformatie, privacyverklaring of OR-voorstel, of ernaar linken: spotklok.nl/medewerkers. Vul aan wat alleen jij weet: welke functies je gebruikt, welke bewaartermijn je koos, je grondslag, wie in je bedrijf de gegevens bekijkt en waarvoor.
Spotklok is een product van BibkoStudios, Vierlinghstraat 5D, 3364 AS Sliedrecht (KvK 69536325), info@spotklok.nl.