Verwerkersovereenkomst Spotklok

Versie 1.1 · laatst bijgewerkt: 4 oktober 2026 · Eerdere versies

Deze verwerkersovereenkomst regelt hoe Spotklok de persoonsgegevens van je medewerkers verwerkt, zoals bedoeld in artikel 28 van de AVG.

Partijen

1. De werkgever die een Spotklok-account heeft (hierna: “verwerkingsverantwoordelijke”); en
2. BibkoStudios, gevestigd aan Vierlinghstraat 5D, 3364 AS Sliedrecht, KvK 69536325, e-mail info@spotklok.nl, aanbieder van Spotklok (hierna: “verwerker”). Na een overdracht (artikel 13) is “verwerker” het bedrijf dat Spotklok dan levert.

Deze overeenkomst komt tot stand wanneer de werkgever bij het aanmaken van een account akkoord gaat met de voorwaarden en deze verwerkersovereenkomst. Dat elektronische akkoord geldt als schriftelijke vastlegging (artikel 28 lid 9 AVG); het tijdstip en de versie van het akkoord worden bewaard. Deze overeenkomst hoort bij de algemene voorwaarden.

1. Begrippen

Begrippen als persoonsgegevens, verwerking, betrokkene, verwerkingsverantwoordelijke, verwerker, subverwerker en inbreuk in verband met persoonsgegevens (“datalek”) hebben de betekenis uit de AVG. Dienst is Spotklok zoals omschreven in de algemene voorwaarden.

2. Onderwerp en duur

• Verwerker verwerkt persoonsgegevens van de medewerkers, contactpersonen en klanten van de verwerkingsverantwoordelijke om de dienst te leveren. Bijlage 1 beschrijft welke gegevens, van wie, waarvoor en hoe lang.
• Deze overeenkomst geldt zolang de werkgever een account heeft en daarna tot alle persoonsgegevens zijn verwijderd (artikel 11).

3. Instructies en doel

• Verwerker verwerkt de persoonsgegevens alleen op basis van schriftelijke instructies van de verwerkingsverantwoordelijke, ook wat betreft doorgifte naar landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Deze overeenkomst, de algemene voorwaarden en het gebruik en de instellingen van de dienst door de werkgever (zoals het aanmaken van klussen, de gekozen bewaartermijn, exporteren en wissen) gelden als die instructies.
• Verwerker gebruikt de persoonsgegevens niet voor eigen doeleinden, verkoopt ze niet en gebruikt ze niet voor advertenties.
• Is verwerker van mening dat een instructie in strijd is met de AVG, dan meldt verwerker dat direct.
• Moet verwerker op grond van de wet gegevens verstrekken (bijvoorbeeld aan een overheidsinstantie), dan informeert verwerker de verwerkingsverantwoordelijke vooraf, tenzij de wet dat verbiedt.

4. Geheimhouding en toegang

• Alleen personen die dat voor hun werk nodig hebben, krijgen toegang tot de persoonsgegevens. Zij hebben een geheimhoudingsplicht.
• Het beheer van Spotklok toont alleen gegevens op accountniveau (bedrijfsnaam, contactpersoon, e-mailadres, pakket en aantallen), geen gegevens van medewerkers, behalve wat de werkgever zelf aan verwerker doorstuurt of in een melding zet. Bij ‘Doorsturen naar Spotklok’ zijn dat de eigen tekst van de werkgever, de technische gegevens van het toestel van de medewerker en, alleen als de werkgever dat aanvinkt, de foto's van de medewerker.
• Verwerker kijkt alleen in het account van de werkgever mee als de werkgever daarvoor in zijn account tijdelijk toestemming geeft (“support-toegang”: 1 uur, 24 uur of 7 dagen). Die toestemming kan altijd worden ingetrokken; een lopende sessie stopt dan direct. Elke meekijksessie wordt vastgelegd en is zichtbaar voor de werkgever. Tijdens het meekijken kan verwerker geen wachtwoord wijzigen, geen gegevens exporteren of downloaden en geen account of gegevens verwijderen, en ziet verwerker geen IP-adressen van medewerkers.
• Verwerker kan niet zelf in het account van de werkgever komen via een resetlink: zo'n link gaat per e-mail naar de werkgever, of wordt (zonder e-mail) alleen op verzoek van de werkgever gemaakt. Het maken en gebruiken van een resetlink is voor de werkgever zichtbaar in zijn account.
• Is de beheerder van de werkgever niet meer bereikbaar, dan kan verwerker op verzoek van iemand die de werkgever volgens een recent uittreksel uit het Handelsregister mag vertegenwoordigen, het e-mailadres van de eigenaar wijzigen (zie artikel 3 van de algemene voorwaarden). Verwerker kijkt daarbij niet in het account. De oude login wordt overal uitgelogd, het nieuwe adres krijgt een e-mail om zelf een wachtwoord te kiezen, het oude adres krijgt bericht en de wijziging wordt met de reden vastgelegd.
• Voor technisch beheer (zoals het herstellen van een storing of een back-up) kan het nodig zijn dat de beheerder van de server technisch bij de database kan. Verwerker doet dat alleen als het nodig is voor de dienst en bekijkt daarbij geen inhoud, tenzij de werkgever daarom vraagt.

5. Beveiliging

Verwerker neemt passende technische en organisatorische maatregelen om de persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies en onrechtmatige verwerking (artikel 32 AVG). Bijlage 2 beschrijft deze maatregelen. Verwerker mag de maatregelen aanpassen, zolang het beveiligingsniveau niet lager wordt.

Bij een beveiligingsrisico of een redelijk vermoeden van misbruik mag verwerker direct en tijdelijk de links voor medewerkers (zoals kluslinks, Mijn klussen en de prikklok) blokkeren, medewerkers een nieuwe pincode laten kiezen of een ander deel van de dienst uitzetten (zie artikel 4 van de algemene voorwaarden). De persoonsgegevens blijven daarbij bewaard en verwerker bekijkt ze niet. Verwerker meldt zo snel mogelijk wat er is gedaan en waarom, in de app en per e-mail, en heft de maatregel op zodra dat veilig kan.

6. Subverwerkers

• De verwerkingsverantwoordelijke geeft algemene toestemming voor het inschakelen van de subverwerkers in bijlage 3, deel A.
• Verwerker meldt een nieuwe of andere subverwerker minimaal 30 dagen vooraf, in de app en per e-mail. Heeft de werkgever daartegen gegronde bezwaren, dan kan hij de overeenkomst beëindigen en zijn account met alle gegevens verwijderen.
• Verwerker legt de subverwerkers in bijlage 3, deel A ten minste dezelfde verplichtingen op als in deze overeenkomst. Verwerker blijft tegenover de verwerkingsverantwoordelijke verantwoordelijk voor de nakoming door subverwerkers, zoals voor zijn eigen nakoming (artikel 28 lid 4 AVG).
• De externe diensten in bijlage 3, deel B zijn geen subverwerkers: zij bewaren geen gegevens uit de dienst en ontvangen alleen technische gegevens (zoals het IP-adres en browsergegevens van wie een kaart bekijkt) of een adres of afgeronde coördinaten zonder namen, onder hun eigen voorwaarden.

7. Doorgifte buiten de EER

De persoonsgegevens van medewerkers worden opgeslagen in Nederland (bij TransIP, in een datacenter in Amsterdam). Verwerker geeft persoonsgegevens alleen door naar een land buiten de EER als daarvoor passende waarborgen bestaan volgens hoofdstuk V van de AVG (zoals een adequaatheidsbesluit of standaardcontractbepalingen). Bijlage 3, deel B noemt ook de externe diensten die alleen technische gegevens ontvangen (zoals het IP-adres van wie een kaart bekijkt) en waar zij zitten. De kaartsoftware (Leaflet) komt alleen van de eigen server van verwerker.

8. Rechten van betrokkenen

• De verwerkingsverantwoordelijke handelt verzoeken van medewerkers af (inzage, correctie, verwijdering, beperking, bezwaar, overdraagbaarheid). De dienst helpt daarbij met: gegevens exporteren (ZIP met CSV-bestanden en foto's), gegevens van een medewerker wissen (naam, telefoonnummer, locaties, IP-adressen, foto's, opmerkingen, meldingen en pincode; uren en kilometers blijven anoniem) en het wijzigen van gegevens.
• Komt een verzoek van een betrokkene bij verwerker binnen, dan stuurt verwerker het binnen 5 werkdagen door naar de verwerkingsverantwoordelijke, voor zover verwerker kan vaststellen om welke werkgever het gaat.

9. Datalekken

• Verwerker meldt een datalek dat de persoonsgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke raakt zonder onredelijke vertraging, uiterlijk binnen 48 uur nadat verwerker het heeft ontdekt, per e-mail aan het e-mailadres van het account. Verwerker neemt direct de maatregelen die redelijkerwijs mogelijk zijn om het lek te stoppen en de gevolgen te beperken.
• Verwerker geeft daarbij zo goed mogelijk aan: wat er is gebeurd, welke soorten gegevens en (ongeveer) hoeveel betrokkenen het betreft, de waarschijnlijke gevolgen, de genomen en voorgestelde maatregelen, en een contactpersoon. Informatie die later bekend wordt, geeft verwerker door zodra die er is.
• De verwerkingsverantwoordelijke beslist of het datalek wordt gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens (binnen 72 uur) en aan de betrokkenen. Verwerker helpt daarbij.
• Verwerker houdt een overzicht bij van alle datalekken.

10. Bijstand en controle

• Verwerker helpt de verwerkingsverantwoordelijke, voor zover redelijk, bij een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA) en een eventuele voorafgaande raadpleging van de Autoriteit Persoonsgegevens. Een overzicht van de verwerking en de beveiligingsmaatregelen voor de DPIA is gratis op te vragen via info@spotklok.nl; een korte uitleg voor medewerkers en de ondernemingsraad staat op spotklok.nl/medewerkers.
• Kosten van hulp. De functies van de dienst die bij deze overeenkomst horen (zoals exporteren, wissen en de bewaartermijn instellen), het DPIA-overzicht en het beantwoorden van gewone vragen zijn gratis. Voor extra werk dat verwerker op verzoek doet, zoals uitgebreide vragenlijsten of meewerken aan een audit, mag verwerker een redelijke vergoeding vragen, die hij vooraf noemt. Is de hulp nodig door een fout of een datalek bij verwerker, dan rekent verwerker niets.
• Verwerker geeft de informatie die nodig is om aan te tonen dat deze overeenkomst en artikel 28 AVG worden nageleefd. Een controle begint met een schriftelijke vragenlijst, die verwerker invult. Is dat niet genoeg, dan is een audit door de verwerkingsverantwoordelijke of een onafhankelijke deskundige mogelijk, maximaal één keer per jaar, na aankondiging van minimaal 30 dagen en op kosten van de verwerkingsverantwoordelijke; vaker als daar een concrete aanleiding voor is (zoals een datalek) of als een toezichthouder daarom vraagt. De auditor tekent vooraf een geheimhoudingsverklaring en werkt niet voor een concurrent van Spotklok. De audit mag de dienst en de gegevens van andere werkgevers niet in gevaar brengen; wat daarbij bekend wordt, blijft vertrouwelijk.
• Verwerker houdt een register bij van de verwerkingen die hij voor verwerkingsverantwoordelijken doet (artikel 30 lid 2 AVG) en werkt mee met de Autoriteit Persoonsgegevens als die daarom vraagt (artikel 31 AVG).

11. Bewaartermijnen en einde van de overeenkomst

• Verwerker wist automatisch:
  • IP-adressen van medewerkers: na 30 dagen;
  • na de bewaartermijn die de werkgever in zijn account kiest (3, 6, 12 of 24 maanden; standaard 12 maanden), gerekend vanaf de werkdag: foto's, exacte locaties (ook van ritten, tussenstops en bij objecten), de afbeelding van handtekeningen, apparaatgegevens (schermformaat, taal, tijdzone, type telefoon/browser), opmerkingen, interne notities, toelichtingen bij incidenten, meldingen van medewerkers en het overzicht van wie beveiligde instructies of documenten opende;
  • vanaf 1 december 2026, na dezelfde bewaartermijn: ingevulde teksten en getallen in velden (zoals kilometerstanden), namen bij handtekeningen en bijschriften, en hele ritten (vertrek en bestemming, adressen, plaatsen, kilometers en kilometerstanden, doel, klant en de tijden van vertrek en aankomst; gerekend vanaf de datum van de rit). Tot die datum wist verwerker van ritten alleen de exacte locaties;
  • technische serverlogboeken (IP-adressen daarin alleen ingekort, en nooit bij verzoeken via een kluslink, Mijn klussen, de prikklok of een QR-sticker): na maximaal 30 dagen;
  • downloadbestanden die tijdelijk op de server klaarstaan: een export die op de achtergrond is gemaakt na 24 uur, een bestand om op een telefoon te openen na 10 minuten.
  Uren, de tijden van meldingen, de status, ja/nee- en keuzevelden en de klusgegevens blijven bewaard (zie bijlage 1). Verkort de werkgever de bewaartermijn, dan wist verwerker direct wat ouder is dan de nieuwe termijn. De dienst is geen archief: wat de werkgever langer nodig heeft (bijvoorbeeld voor een fiscale bewaarplicht), exporteert hij zelf op tijd.
• De werkgever kan op elk moment zijn gegevens gratis exporteren (zie artikel 10 van de algemene voorwaarden) en zijn account met alle gegevens verwijderen. Na het verwijderen geldt eerst een bedenktijd van 30 dagen: de werkgever kan dan alleen nog inloggen, exporteren, werkbonnen downloaden en gegevens van medewerkers wissen, de links voor medewerkers werken niet meer en er wordt niets nieuws vastgelegd. De werkgever kan het verwijderen in die tijd annuleren of kiezen om meteen alles te verwijderen. Na de bedenktijd, of meteen als de werkgever daarvoor kiest, verwijdert verwerker de gegevens uit de dienst. In versleutelde back-ups (ook kopieën buiten de server) blijven ze nog maximaal 14 dagen bewaard; daarna worden die back-ups verwijderd. Wordt een back-up teruggezet, dan voert verwerker verwijderingen van na die back-up automatisch opnieuw uit.
• Heeft de werkgever Basic (zonder proefperiode of uitbreiding) en is er 24 maanden niet ingelogd en geen melding gedaan, dan mag verwerker het account met alle gegevens verwijderen, na een waarschuwing minimaal 30 dagen vooraf per e-mail en in het account. Inloggen of een melding in die tijd stopt het verwijderen.
• Eindigt de overeenkomst op een andere manier, dan kan de werkgever de persoonsgegevens daarna nog minimaal 30 dagen zelf exporteren. Daarna verwijdert verwerker ze, tenzij de wet bewaren verplicht; uit versleutelde back-ups verdwijnen ze binnen 14 dagen.

12. Aansprakelijkheid

• Voor de aansprakelijkheid van partijen tegenover elkaar geldt artikel 9 van de algemene voorwaarden: hoofdregel is dat verwerker niet aansprakelijk is, voor zover de wet dat toestaat. Alleen waar aansprakelijkheid niet mag worden uitgesloten, is die beperkt tot directe schade en tot het maximumbedrag uit dat artikel. De uitsluiting, de beperkingen en de meld- en vervaltermijnen uit dat artikel gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van verwerker of van de mensen die bij verwerker de leiding hebben.
• Verwerker is niet aansprakelijk voor schade doordat de verwerkingsverantwoordelijke de AVG niet naleeft of instructies geeft die in strijd zijn met de AVG. De verwerkingsverantwoordelijke vrijwaart verwerker voor aanspraken van betrokkenen en anderen die daaruit voortkomen.
• De rechten die betrokkenen zelf hebben op grond van artikel 82 AVG blijven bestaan. Deze afspraken gaan alleen over de verhouding tussen de werkgever en verwerker, voor zover de wet dat toestaat.

13. Wijzigingen, overdracht en slotbepalingen

• Bij strijdigheid tussen deze verwerkersovereenkomst en de algemene voorwaarden gaat deze verwerkersovereenkomst voor, voor zover het de verwerking van persoonsgegevens betreft.
• Wijzigingen. Verwerker mag deze overeenkomst wijzigen op dezelfde manier als de algemene voorwaarden (zie artikel 12 van de algemene voorwaarden): belangrijke wijzigingen minimaal 30 dagen vooraf, in de app en per e-mail, met de vraag om in de app akkoord te gaan en het recht om de overeenkomst voor de ingangsdatum te beëindigen. Kleine wijzigingen die niet in het nadeel van de werkgever zijn en wijzigingen die de wet verplicht, kunnen direct ingaan. Elke versie blijft met haar datum op deze pagina staan (zie Eerdere versies).
• Overdracht. Verwerker mag deze verwerkersovereenkomst, samen met de algemene voorwaarden, overdragen aan een ander bedrijf dat het beheer en de exploitatie van Spotklok overneemt: een Spotklok BV of een bedrijf met een andere naam (zie artikel 12 van de algemene voorwaarden). De verwerkingsverantwoordelijke geeft daar nu al toestemming voor. Daarbij geldt:
  • verwerker meldt de overdracht minimaal 30 dagen vooraf, in de app en per e-mail, met de naam en gegevens van het nieuwe bedrijf;
  • het nieuwe bedrijf neemt alle verplichtingen uit deze overeenkomst over, met minimaal hetzelfde beveiligingsniveau; de persoonsgegevens blijven opgeslagen in de EER, en een nieuwe subverwerker meldt het nieuwe bedrijf zoals in artikel 6;
  • na de overdracht houdt BibkoStudios geen kopie van de persoonsgegevens van medewerkers, behalve als de wet bewaren verplicht; versleutelde back-ups worden na maximaal 14 dagen verwijderd;
  • heeft de werkgever bezwaar, dan kan hij de overeenkomst uiterlijk op de dag van de overdracht zonder extra kosten beëindigen door zijn gegevens te exporteren en zijn account met alle gegevens te verwijderen; kiest hij daarbij voor ‘Toch meteen alles verwijderen’, dan gaan zijn gegevens niet mee naar het nieuwe bedrijf.
• De verplichtingen die naar hun aard ook na het einde van deze overeenkomst gelden (zoals geheimhouding en het verwijderen van gegevens), blijven gelden.
• Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement Rotterdam, tenzij de wet dwingend een andere rechter aanwijst.

Bijlage 1 — Specificatie van de verwerking

Aard van de verwerking

Het via de kluslink, Mijn klussen en de prikklok (en via wat de werkgever zelf invult) verzamelen, opslaan (hosting), ordenen, tonen aan de werkgever, exporteren en (automatisch) wissen van de gegevens, als online dienst.

Betrokkenen

• Medewerkers van de werkgever die via een kluslink, Mijn klussen of de prikklok meldingen doen (werknemers, zzp'ers, uitzendkrachten en dergelijke).
• Contactpersonen op locatie die de werkgever bij een klus invult.
• Personen die een werkbon of formulier aftekenen (naam en handtekening), bijvoorbeeld een klant van de werkgever.
• Klanten van de werkgever, voor zover dat natuurlijke personen zijn (bijvoorbeeld een particulier bij wie een klus wordt gedaan).

Soorten persoonsgegevens

• Naam en (optioneel) telefoonnummer.
• Tijdstippen van accepteren, vertrek, aankomst en einde dienst (en eventueel pauzes en tussenstops), en de gewerkte uren; correcties van uren met de reden daarvan en een eventueel uurtarief (kostprijs) dat de werkgever invult.
• Locatie (coördinaten en nauwkeurigheid) op het moment dat de medewerker zelf een melding doet (bij de prikklok: de vaste plek van de prikklok), en de afstand tot het klusadres.
• Foto's en bijschriften die de medewerker toevoegt, opmerkingen die de medewerker bij een melding schrijft, interne notities voor de werkgever en meldingen aan de werkgever via ‘Probleem melden’ (tekst, foto en technische gegevens van het toestel).
• Ingevulde velden bij een klus of object (tekst, getallen zoals kilometerstanden, ja/nee, keuzes) en handtekeningen met de naam van wie tekent.
• Ritten (als de werkgever die laat registreren): datum en tijden van vertrek en aankomst, vertrek en bestemming, kilometers en kilometerstanden, doel en klant, de locatie bij vertrek en aankomst en het adres of de plaats die daarbij hoort.
• Bij de uitbreiding Beveiliging: aan- en afmeldingen bij objecten en scans van QR-stickers (tijd, locatie, apparaat), incidenten (soort, toelichting, foto's, locatie) en een overzicht van wie beveiligde instructies of documenten opende.
• Pincode (6 cijfers, alleen als hash opgeslagen).
• Apparaatgegevens: willekeurige apparaatcode (ook als cookie op het apparaat, maximaal 1 jaar), korte samenvatting van schermformaat, taal en tijdzone, type telefoon en browser.
• IP-adres.
• Klusgegevens die de werkgever invult: naam van de klant, adres van de klus (bij een particuliere klant een woonadres), contactpersoon en telefoonnummer, omschrijving en notities.

Er worden geen bijzondere persoonsgegevens verwerkt. De werkgever voert deze ook niet in (bijvoorbeeld in instructies of bijschriften), en vraagt medewerkers niet om die in opmerkingen te zetten.

Doeleinden

• Urenregistratie en de administratie van de werkgever.
• Vaststellen of meldingen op of bij de locatie van de klus zijn gedaan.
• Misbruik van kluslinks herkennen (bijvoorbeeld een ander apparaat of een andere persoon).
• Het werk vastleggen met foto's, velden en handtekeningen (bijvoorbeeld voor de werkbon).
• Kilometeradministratie (ritten).
• Controles bij objecten vastleggen en aantonen (uitbreiding Beveiliging).
• Controleren wie een gedeelde telefoon of prikklok gebruikt (pincode).
• Meldingen van medewerkers aan de werkgever doorgeven.
• Op verzoek van de werkgever een melding van een medewerker aan Spotklok doorgeven (support).

Bewaartermijnen

• IP-adressen van medewerkers: 30 dagen.
• Foto's, exacte locaties (ook van ritten, tussenstops en bij objecten), de afbeelding van handtekeningen, opmerkingen, interne notities, meldingen via ‘Probleem melden’, toelichtingen bij incidenten, het overzicht van wie instructies of documenten opende, en apparaatgegevens (behalve de willekeurige apparaatcode): instelling van de werkgever (3, 6, 12 of 24 maanden; standaard 12), gerekend vanaf de werkdag.
• Vanaf 1 december 2026 ook: ingevulde teksten en getallen in velden (zoals kilometerstanden), namen bij handtekeningen en bijschriften, en hele ritten (vertrek en bestemming, adressen, plaatsen, kilometers en kilometerstanden, doel, klant en tijden): dezelfde instelling van de werkgever (bij een rit gerekend vanaf de datum van de rit).
• Namen en telefoonnummers, uren, de tijden van meldingen en de status, afstand tot de klus, waarschuwingen, de willekeurige apparaatcode, ja/nee- en keuzevelden, correcties van uren en uurtarieven, en bij Beveiliging de tijden, afstanden en soort melding: zolang de werkgever ze nodig heeft, uiterlijk tot het account wordt verwijderd.
• Klusgegevens (naam van de klant, adres van de klus, contactpersoon en telefoonnummer, omschrijving en notities): zolang de werkgever ze nodig heeft, tot hij de klus of het account verwijdert.
• Downloadbestanden die tijdelijk op de server klaarstaan: een export op de achtergrond 24 uur, een bestand om op een telefoon te openen 10 minuten.
• Pincode: zolang de medewerkerskaart bestaat, of tot de werkgever de pincode reset of de gegevens van de medewerker wist (of verwerker bij een beveiligingsrisico om een nieuwe pincode vraagt).
• Alle gegevens van een account dat de werkgever verwijdert: nog 30 dagen bedenktijd (alleen-lezen), of korter als de werkgever meteen alles verwijdert. Een gratis account zonder gebruik (24 maanden): na een waarschuwing minimaal 30 dagen vooraf (zie artikel 11).
• Versleutelde back-ups: 14 dagen.

Bijlage 2 — Beveiligingsmaatregelen

• Versleutelde verbindingen (HTTPS/TLS) voor alle verkeer.
• Wachtwoorden en pincodes alleen als sterke hash (PBKDF2); beperking van het aantal inlog- en pincodepogingen.
• Beheeromgeving met tweestapsverificatie; het beheer toont geen gegevens van medewerkers, behalve wat de werkgever zelf doorstuurt (zie artikel 4).
• Meekijken door support alleen met tijdelijke toestemming van de werkgever; elke sessie wordt vastgelegd.
• Scheiding tussen accounts: een werkgever ziet alleen zijn eigen klussen en medewerkers.
• Kluslinks met lange, willekeurige codes; foto's zijn alleen te zien voor de eigen werkgever en voor de medewerker die ze maakte (via de eigen kluslink, op het eigen apparaat).
• Beveiligde instructies en documenten bij objecten (uitbreiding Beveiliging) worden versleuteld opgeslagen; wie ze opent, wordt vastgelegd.
• Dagelijkse versleutelde back-ups; de sleutel wordt apart van de server bewaard.
• Automatische opschoning van IP-adressen, exacte locaties, apparaatgegevens, foto's, opmerkingen, (vanaf 1 december 2026) ingevulde teksten en getallen in velden, namen bij handtekeningen en ritten, en serverlogboeken volgens de bewaartermijnen; het serverlogboek bevat geen zoekgegevens, en IP-adressen alleen ingekort (nooit bij verzoeken via een kluslink, Mijn klussen, de prikklok of een QR-sticker).
• De pagina's van medewerkers en werkgevers laden geen lettertypen van derden (zoals Google Fonts) en alleen eigen scripts (ook de kaartsoftware Leaflet komt van de eigen server), met één uitzondering: (als ingeschakeld) Cloudflare Turnstile op de aanmeld- en wachtwoordpagina van werkgevers. Zie bijlage 3 voor deze dienst en de kaarttegels.
• Bescherming tegen automatische aanmeldingen (verborgen controleveld, tijdcontrole en, als die is ingeschakeld, Cloudflare Turnstile) en een maximum aantal aanmeldingen.
• Server in Nederland (TransIP, datacenter in Amsterdam) met firewall, automatische beveiligingsupdates en een beperkt aantal beheerders.
• Logboek van belangrijke beheeracties, zonder gegevens van medewerkers.
• Noodknop per account: bij een beveiligingsrisico kunnen de links voor medewerkers direct tijdelijk worden geblokkeerd en kunnen medewerkers verplicht een nieuwe pincode kiezen, zonder dat gegevens worden ingezien of gewist; de werkgever krijgt bericht in de app en per e-mail (zie artikel 5).
• Het e-mailadres van een eigenaar wijzigt de beheerder alleen met een reden en na controle van een KvK-uittreksel; alle sessies van de oude login worden beëindigd en de wijziging wordt vastgelegd (zie artikel 4).
• Een vast meldadres voor beveiligingsproblemen (support@spotklok.nl), ook vermeld in /.well-known/security.txt.

Bijlage 3 — Subverwerkers en externe diensten

Deel A — Subverwerkers

De e-mailprovider verwerkt van medewerkers alleen wat een werkgever daar zelf over in een melding zet.

Deel B — Andere externe diensten (geen subverwerker)

Deze diensten bewaren geen gegevens uit de dienst. Ze ontvangen alleen technische gegevens (IP-adres en browsergegevens, bij het bekijken van een kaart of het laden van een pagina) of een adres of afgeronde coördinaten zonder namen, onder hun eigen voorwaarden.

Contact

BibkoStudios
Vierlinghstraat 5D
3364 AS Sliedrecht
KvK 69536325 · btw-id NL002361054B86
E-mail: info@spotklok.nl
Beveiligingsproblemen: support@spotklok.nl

Eerdere versies

Elke versie van deze verwerkersovereenkomst blijft hier met haar datum staan. Op verzoek sturen we de versie waarmee de werkgever akkoord ging.

• Versie 1.1 · 4 oktober 2026 · de versie op deze pagina (vaste link). De tekst van deze verwerkersovereenkomst is gelijk aan versie 1.0: alleen de voorwaarden kregen nieuwe prijzen, en de voorwaarden, de privacyverklaring en de verwerkersovereenkomst hebben samen één versienummer.
• Versie 1.0 · 4 oktober 2026 · de eerste versie.