Privacyverklaring Spotklok

Versie 1.0 · laatst bijgewerkt: 4 oktober 2026 · Eerdere versies

Eerdere versie. Dit is versie 1.0 van deze privacyverklaring (4 oktober 2026). Deze versie geldt niet meer: de huidige versie staat op spotklok.nl/privacy.

Spotklok is een app voor urenregistratie op locatie. Werkgevers maken klussen aan en delen een link met hun medewerkers; medewerkers melden via die link hun vertrek, aankomst en einde dienst. In deze verklaring lees je welke gegevens daarbij worden verwerkt, waarom, hoe lang, en wie ze kan zien.

In het kort voor medewerkers: je locatie wordt alleen vastgelegd op het moment dat je zelf op een knop drukt. Je werkgever ziet je tijden, locaties en foto's (wie verder wat kan zien, staat in de uitleg voor medewerkers). Spotklok bewaart deze gegevens voor je werkgever en kijkt er niet in, behalve als je werkgever support tijdelijk toestemming geeft om mee te kijken bij een probleem, of zelf een melding van jou aan Spotklok doorstuurt (zie punt 5). Foto's en exacte locaties worden automatisch gewist na de bewaartermijn van je werkgever, en vanaf 1 december 2026 ook wat je in velden intypt (tekst en getallen, zoals een kilometerstand), namen bij handtekeningen en ritten; je IP-adres na 30 dagen. Je uren, de tijden van je meldingen en de status van je werk blijven bewaard voor de administratie van je werkgever.

Meer uitleg in gewone taal, ook voor ondernemingsraden: Uitleg voor medewerkers.

1. Wie zijn wij?

Spotklok is een product van BibkoStudios, gevestigd aan Vierlinghstraat 5D, 3364 AS Sliedrecht, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 69536325 (btw-id NL002361054B86). Je bereikt ons via info@spotklok.nl. Waar in deze verklaring “Spotklok”, “wij” of “ons” staat, bedoelen we BibkoStudios, of na een overdracht het bedrijf dat Spotklok dan levert (zie punt 2). Spotklok is alleen bedoeld voor bedrijven en zelfstandigen, niet voor consumenten.

2. Werkgever en Spotklok: wie is waarvoor verantwoordelijk?

De AVG (Algemene verordening gegevensbescherming) kent twee rollen. Bij Spotklok zijn die zo verdeeld:

Gegevens van medewerkers (naam, tijden, locaties, foto's en apparaatgegevens die via een kluslink worden vastgelegd): de werkgever is verwerkingsverantwoordelijke. De werkgever bepaalt waarvoor en hoe deze gegevens worden gebruikt. Spotklok is verwerker: wij bewaren en verwerken deze gegevens alleen in opdracht van de werkgever, volgens de verwerkersovereenkomst.
Gegevens van klanten en contactpersonen van de werkgever (zoals de naam van een klant, het adres van een klus, een contactpersoon met telefoonnummer, of de naam van wie een werkbon aftekent): ook hiervoor is de werkgever verwerkingsverantwoordelijke en is Spotklok verwerker.
Gegevens van werkgevers (de accounthouders: naam, bedrijfsnaam, e-mailadres en accountgegevens): hiervoor is Spotklok verwerkingsverantwoordelijke.
Gegevens van partners (wie met ons samenwerkt bij een actie, bijvoorbeeld een influencer met een eigen actiecode, zie punt 4): ook hiervoor is Spotklok verwerkingsverantwoordelijke.

Werkt je werkgever met Spotklok en heb je vragen over je gegevens? Stel ze dan eerst aan je werkgever. Die bepaalt wat er met je gegevens gebeurt.

Als een ander bedrijf Spotklok overneemt. BibkoStudios kan Spotklok overdragen aan een ander bedrijf dat het beheer en de exploitatie van Spotklok overneemt, bijvoorbeeld een Spotklok BV of een bedrijf met een andere naam. Dat bedrijf neemt dan onze rollen over (verwerker voor de gegevens van medewerkers, verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens van werkgevers), met dezelfde afspraken uit deze verklaring en de verwerkersovereenkomst. De gegevens gaan dan mee naar dat bedrijf (voor de gegevens van werkgevers is de grondslag de uitvoering van de overeenkomst en ons gerechtvaardigd belang om Spotklok te kunnen voortzetten). Werkgevers horen dit minimaal 30 dagen vooraf, in de app en per e-mail, en kunnen opzeggen (zie artikel 12 van de voorwaarden). We passen deze verklaring dan aan met de gegevens van het nieuwe bedrijf.

3. Gegevens van medewerkers

Medewerkers hebben geen account of app nodig. Via de kluslink (en, als je werkgever die gebruikt, Mijn klussen of de prikklok) en via wat de werkgever zelf invult, worden de volgende gegevens verwerkt:

Gegevens	Waarom	Hoe lang
Naam en eventueel telefoonnummer (ingevuld door de werkgever of door jezelf bij het aanmelden voor een klus)	Weten wie de klus uitvoert; contact over de klus	Zolang de werkgever ze nodig heeft. De werkgever kan ze op elk moment wissen.
Tijdstippen van accepteren, vertrek, aankomst en einde dienst (en eventueel pauzes en tussenstops)	Urenregistratie en administratie van de werkgever	Zolang de werkgever ze nodig heeft voor zijn administratie, uiterlijk tot het account wordt opgeheven.
Locatie (coördinaten en nauwkeurigheid) alleen op het moment dat je zelf op een knop drukt, en de afstand tot het klusadres. Meld je via de prikklok, dan geldt de vaste plek van de prikklok, niet de locatie van je telefoon.	Vaststellen of een melding op of bij de klus is gedaan	Exacte locatie: gewist na de bewaartermijn die de werkgever kiest (3, 6, 12 of 24 maanden; standaard 12 maanden). De afstand tot de klus blijft bewaard.
Foto's en bijschriften die je zelf toevoegt, opmerkingen die je bij een melding schrijft en interne notities voor je werkgever	Het werk vastleggen voor de werkgever	Gewist na dezelfde bewaartermijn, of eerder als ze worden verwijderd.
Wat je invult bij velden die je werkgever vraagt, bij een klus of bij een object (bijvoorbeeld een getal, een korte tekst, een keuze of een handtekening met de naam van wie tekent)	Het werk vastleggen, bijvoorbeeld op de werkbon of het controlerapport	De afbeelding van een handtekening en foto's: gewist na dezelfde bewaartermijn. Ingevulde teksten en getallen (bijvoorbeeld bij Werkzaamheden of Materialen, of een kilometerstand), de naam van wie tekende en bijschriften: vanaf 1 december 2026 ook gewist na dezelfde bewaartermijn. Ja/nee- en keuzevelden: zolang de werkgever ze nodig heeft voor zijn administratie, uiterlijk tot het account wordt opgeheven.
Ritten, als je werkgever ritten laat registreren: datum en tijd van vertrek en aankomst, kilometers (of de kilometerstand), de locatie bij vertrek en aankomst en het adres of de plaats die daarbij hoort, en bij een rit naar een klus de naam van de klus en de klant	Kilometeradministratie van de werkgever (bijvoorbeeld voor een kilometervergoeding). Van je vertrekpunt ziet de werkgever alleen de plaats, niet het adres of de exacte locatie.	Exacte locaties: gewist na dezelfde bewaartermijn. Vanaf 1 december 2026 wordt na die termijn de hele rit verwijderd: vertrek en bestemming, adressen en plaatsen, kilometers en kilometerstanden, doel, klant en de tijden van vertrek en aankomst. De tijden van je meldingen (zoals Vertrokken en Aangekomen bij een klus) blijven bij je uren staan. Heeft de werkgever ritten langer nodig, dan moet hij ze op tijd exporteren.
Bij de uitbreiding Beveiliging: aan- en afmelden bij objecten en het scannen van QR-stickers (tijd, locatie, apparaat), incidenten die je meldt (soort, toelichting, foto's, locatie) en wanneer je beveiligde instructies of documenten opende	Aantonen dat de controles op de juiste plek en tijd zijn gedaan (controlerapport) en bijhouden wie instructies of documenten heeft ingezien	Exacte locaties, toelichtingen en het overzicht van wie instructies of documenten opende: gewist na dezelfde bewaartermijn. Tijden, afstanden en de soort melding blijven bewaard.
Een pincode van 6 cijfers die je zelf kiest, als je werkgever daarmee werkt (bijvoorbeeld op een gedeelde werktelefoon of bij de prikklok)	Controleren dat jij het bent op een telefoon of prikklok die meer mensen gebruiken	Alleen als hash opgeslagen (niet leesbaar in Spotklok, ook niet voor je werkgever of support). Bewaard zolang je medewerkerskaart bestaat; de werkgever kan hem resetten. Bij een beveiligingsrisico kan Spotklok alle medewerkers van een werkgever een nieuwe pincode laten kiezen.
Apparaatgegevens: een willekeurige apparaatcode (bewaard in je browser en in een cookie, zie punt 11), een korte samenvatting van schermformaat, taal en tijdzone, en het type telefoon en browser	Herkennen of een kluslink door een ander apparaat of iemand anders wordt gebruikt (misbruik tegengaan)	Schermformaat, taal, tijdzone en type telefoon/browser: gewist na dezelfde bewaartermijn als de exacte locatie. De willekeurige apparaatcode blijft bij de meldingen staan (voor de waarschuwingen), zolang de gegevens van de klus bestaan. De cookie op je telefoon verloopt na 1 jaar.
IP-adres (ook bij het scannen van een QR-sticker)	Beveiliging en misbruik tegengaan. De werkgever kan het IP-adres bij een melding zien (in het dashboard bij het pakket Pro, en in de export van zijn gegevens), zolang het bewaard wordt.	Na 30 dagen automatisch gewist.
Een melding via ‘Probleem melden’ (op de kluslink of in Mijn klussen): je tekst, eventueel een foto, en technische gegevens van je telefoon (pagina, versie, type toestel en browser, schermgrootte)	Je werkgever laten weten dat er iets mis is. Deze melding gaat naar je werkgever, niet naar Spotklok	Gewist na dezelfde bewaartermijn als foto's, of eerder als de werkgever hem verwijdert of jouw gegevens wist.
Gegevens die de werkgever zelf over je invult, zoals een uurtarief (kostprijs) en correcties van je uren met de reden daarvan	Urenadministratie en kostenberekening van de werkgever. Het uurtarief zie je zelf nooit in Spotklok.	Zolang de werkgever ze nodig heeft, uiterlijk tot het account wordt opgeheven. Wist de werkgever je gegevens, dan verdwijnen ook je uurtarief en de redenen bij correcties; de uren blijven anoniem staan.

Spotklok volgt je niet op de achtergrond. Er wordt geen locatie vastgelegd als je niet zelf op een knop drukt.
Foto's worden in je browser verkleind voordat ze worden verstuurd. Daarbij worden verborgen gegevens in het bestand (zoals de GPS-gegevens van de camera) verwijderd.
Na de bewaartermijn worden foto's, exacte locaties, de afbeelding van handtekeningen, opmerkingen, interne notities, toelichtingen bij incidenten, meldingen via ‘Probleem melden’, het overzicht van wie instructies of documenten opende en apparaatgegevens gewist. Vanaf 1 december 2026 worden na die termijn ook ingevulde teksten en getallen in velden (zoals een kilometerstand), namen bij handtekeningen en hele ritten verwijderd. Wat de werkgever nodig heeft voor zijn administratie blijft bewaard (zie de kolom ‘Hoe lang’), zoals je naam, je uren, de tijden van je meldingen en de status van je werk, de afstand tot de klus, eventuele waarschuwingen, de willekeurige apparaatcode, ja/nee- en keuzevelden, uurtarieven en correcties van uren, en bij Beveiliging de tijden, afstanden en de soort melding.
Om bij een locatie een adres of plaats te vinden (bijvoorbeeld bij een rit), vraagt de server dat op bij PDOK of OpenStreetMap, met alleen de coördinaten, zonder je naam of IP-adres (zie punt 7).
De werkgever bepaalt de grondslag voor deze verwerking (bijvoorbeeld de uitvoering van de arbeids- of opdrachtovereenkomst, een wettelijke verplichting of een gerechtvaardigd belang) en moet je hierover vooraf informeren.
Waarschuwingen in Spotklok (bijvoorbeeld ‘ander apparaat’ of ‘ver van de klus’) zijn signalen voor je werkgever, geen besluiten. Spotklok neemt zelf geen besluiten over jou; je werkgever moet een waarschuwing zelf beoordelen.
Stuurt je werkgever een melding van jou door naar Spotklok (om een probleem met de app op te lossen), dan krijgt Spotklok alleen de tekst die je werkgever daarbij zelf invult en de technische gegevens van je telefoon; je foto alleen als je werkgever dat aanvinkt. Spotklok voegt zelf geen naam, telefoonnummer of klus toe. Worden jouw gegevens gewist of verstrijkt de bewaartermijn, dan verdwijnt je foto ook uit die doorgestuurde melding.

4. Gegevens van werkgevers en partners

Accountgegevens: je naam, bedrijfsnaam, e-mailadres, je wachtwoord (alleen versleuteld opgeslagen, als hash), pakket en proefperiode, datum van aanmelding en laatste login, en wanneer en met welke versie je akkoord ging met de voorwaarden en de verwerkersovereenkomst. Doel: je account en de dienst leveren (grondslag: uitvoering van de overeenkomst). Bewaard zolang je account bestaat (zie punt 6 voor het verwijderen van een account en voor gratis accounts die niet meer worden gebruikt).
Als wij iets aan je account doen: wijzigen wij op verzoek van je bedrijf het e-mailadres van de eigenaar (omdat de beheerder niet meer bereikbaar is, zie artikel 3 van de voorwaarden), of zetten we bij een beveiligingsrisico de links voor je medewerkers tijdelijk uit (zie artikel 4), dan leggen we in het logboek van belangrijke acties vast wat we deden, wanneer en waarom. We kijken daarbij niet in je account (grondslag: uitvoering van de overeenkomst en ons gerechtvaardigd belang om accounts en gegevens te beveiligen). Het uittreksel uit het Handelsregister dat we bij een overdracht van het beheer per e-mail krijgen, bewaren we zoals andere e-mail aan info@spotklok.nl.
Facturen: heb je Pro, dan gebruiken we je bedrijfsnaam, naam, e-mailadres en factuurgegevens en het aantal actieve werkers per maand om je een factuur te sturen, en houden we bij wat je hebt betaald (grondslag: uitvoering van de overeenkomst en een wettelijke verplichting). Facturen en de administratie daarvan bewaren we 7 jaar (wettelijke bewaarplicht), ook als je account eerder is verwijderd. Facturen kunnen we delen met onze boekhouder of accountant, en met de Belastingdienst als de wet dat vraagt. Gaan we later werken met een betaalprovider (voor iDEAL of automatische incasso), dan vermelden we die hier voordat dat begint.
Acties en actiecodes: gebruik je een actiecode of actielink, dan leggen we bij je account vast welke code je gebruikte, wanneer en hoe (via een actielink of bij het aanmelden, bij Abonnement of door ons toegekend), en welk voordeel je daardoor hebt en tot wanneer. Doel: de actie geven, de juiste prijs berekenen en voorkomen dat een actie vaker wordt gebruikt dan mag (grondslag: uitvoering van de overeenkomst en ons gerechtvaardigd belang om misbruik te voorkomen). Daarvoor bewaren we bij het gebruik van een code ook een onleesbaar gemaakte vorm (hash) van het IP-adres; daarmee zien we alleen of meerdere accounts dezelfde code vanaf hetzelfde netwerk gebruikten (niet het IP-adres zelf). Die hash wissen we na 90 dagen, net als andere IP-adressen. Kennen we een voordeel zelf toe of trekken we het in, dan leggen we dat met de reden vast in het logboek van belangrijke acties. Klikken op een actielink tellen we alleen als aantal per link: zonder IP-adres, cookie of andere gegevens over wie er klikte. Bewaard zolang je account bestaat; heeft een actie je prijs bepaald, dan blijft dat bij je facturen (7 jaar, zie hierboven). Kreeg je de code of link van een partner, dan leggen we ook vast bij welke partner hij hoort, om de cijfers en de vergoeding van die partner te berekenen (grondslag: ons gerechtvaardigd belang om samenwerkingen goed af te rekenen). De partner ziet alleen aantallen, nooit wie je bent.
Beveiligingsgegevens: IP-adressen bij inloggen en in het logboek van belangrijke acties. Doel: beveiliging en misbruik tegengaan (grondslag: gerechtvaardigd belang). IP-adressen worden na 90 dagen gewist.
Aanmelding: om nepaccounts en spam te voorkomen, controleren we aanmeldingen automatisch (een verborgen controleveld, een tijdcontrole en, als die is ingeschakeld, Cloudflare Turnstile) en kunnen we aanmeldingen handmatig beoordelen voordat een account actief wordt (grondslag: gerechtvaardigd belang: nepaccounts, spam en misbruik voorkomen). Wacht een aanmelding op goedkeuring en is e-mail ingeschakeld, dan krijgt Spotklok een e-mail met je bedrijfsnaam, naam en e-mailadres; die verwijderen we uiterlijk 12 maanden na ontvangst.
Zelf klokken en ritten: klok je zelf of registreer je je eigen ritten, dan bewaren we je tijden, kilometers, vaste plekken (zoals ‘Thuis’, met adres) en de locatie bij vertrek en aankomst (grondslag: uitvoering van de overeenkomst). Na de bewaartermijn die je in je account kiest, worden exacte locaties gewist, en vanaf 1 december 2026 ook je hele ritten (met adressen, plaatsen, kilometers, doel, klant en tijden). De uren die je zelf klokt, blijven bewaard. Heb je ritten langer nodig voor je kilometeradministratie (de Belastingdienst vraagt 7 jaar), exporteer ze dan op tijd; een rit van vóór je bewaartermijn kun je niet meer invoeren. Je vaste plekken zijn instellingen: die blijven bewaard tot je ze zelf verwijdert. Het adres bij een locatie zoeken we op bij PDOK of OpenStreetMap (zie punt 7).
Contact: berichten die je ons stuurt, zoals een upgradeverzoek in je account of een e-mail aan info@spotklok.nl, om je te helpen (grondslag: uitvoering van de overeenkomst; bij afzenders zonder account: gerechtvaardigd belang om vragen te beantwoorden). Verzoeken in je account bewaren we zolang je account bestaat; e-mail aan info@spotklok.nl tot 12 maanden na afhandeling.
Help en meldingen: een melding via ‘Probleem melden’ in het dashboard: soort, titel, je tekst, eventuele schermafbeeldingen en de berichten daarna, plus automatisch technische informatie (de pagina in de app, de versie, je browser en toestel en de schermgrootte; geen namen of andere gegevens van medewerkers). Doel: je helpen en Spotklok verbeteren (grondslag: uitvoering van de overeenkomst). Bewaard zolang je account bestaat; een opgeloste melding wordt 24 maanden na het laatste bericht verwijderd. Als e-mail is ingeschakeld, krijgt Spotklok bij een nieuwe melding of een nieuw bericht een korte e-mailmelding in de eigen mailbox: het meldingsnummer, de titel, de soort en bron, de bedrijfsnaam en het begin van de tekst (zonder namen van medewerkers, telefoonnummers, e-mailadressen en links; bij een doorgestuurde melding van een medewerker alleen de titel, zonder de tekst) en het aantal bijlagen, nooit de bijlagen zelf. Die e-mailmeldingen verwijderen we uiterlijk 12 maanden na ontvangst, ook als de melding of het account al eerder is verwijderd.
E-mail aan support@spotklok.nl: als dit is ingeschakeld, leest Spotklok die mailbox automatisch en maakt van elke e-mail een melding: afzender, onderwerp, tekst en bijlagen (alleen afbeeldingen en PDF's). Dat geldt ook voor e-mail van iemand zonder account (grondslag: uitvoering van de overeenkomst; bij afzenders zonder account: gerechtvaardigd belang om vragen te beantwoorden). We koppelen een e-mail alleen aan een account als de mailprovider bevestigt dat hij echt van dat adres komt. Een melding van een adres zonder account wordt 12 maanden na het laatste bericht verwijderd, met de bijlagen; het logboek van binnengekomen e-mail (afzender en onderwerp) na 30 dagen. Antwoorden op meldingen sturen we vanaf support@spotklok.nl. Ook hiervan krijgt Spotklok een korte e-mailmelding (zoals hierboven, met het adres van de afzender), die we uiterlijk 12 maanden na ontvangst verwijderen.
E-mail: als e-mail is ingeschakeld, sturen we je servicemails: een code of link om je e-mailadres te bevestigen, een link om je wachtwoord te herstellen, een bericht als je wachtwoord is gewijzigd, als je account is goedgekeurd of als iemand met jouw e-mailadres een account probeert aan te maken, een bericht als een export klaar of mislukt is (zonder bestand of downloadlink), antwoorden op je meldingen, een bevestiging als je je account laat verwijderen (met de datum waarop alles verdwijnt), een waarschuwing voordat een gratis account dat lang niet is gebruikt wordt verwijderd, een bericht voordat een actie (zoals een periode Pro gratis) afloopt, een bericht aan het oude en het nieuwe adres als we het e-mailadres van de eigenaar hebben gewijzigd, een bericht als we bij een beveiligingsrisico iets tijdelijk hebben uitgezet, en berichten over belangrijke wijzigingen in Spotklok, de prijzen, de voorwaarden of deze verklaring (grondslag: uitvoering van de overeenkomst). Geen nieuwsbrieven of reclame.
Mededelingen in de app: aankondigingen over onderhoud, storingen en wijzigingen tonen we ook als mededeling in het dashboard en soms op de pagina's voor medewerkers. Daar zitten geen persoonsgegevens in.

Naam, bedrijfsnaam en e-mailadres zijn nodig om een account te maken; zonder die gegevens kun je Spotklok niet gebruiken.

Partners (samenwerkingen)

Soms werken we samen met een partner, bijvoorbeeld een influencer of een bedrijf, die Spotklok aanbeveelt met een eigen actiecode en actielink.

Gegevens van de partner: naam (of de naam waaronder de partner werkt), contactgegevens (e-mailadres en eventueel telefoonnummer), de afspraken (looptijd, de actie bij de code en de vergoeding), notities over de samenwerking, en per maand de berekende vergoeding en of en wanneer die is uitbetaald. Doel: de samenwerking uitvoeren, de vergoeding berekenen en uitbetalen, en onze administratie (grondslag: uitvoering van de overeenkomst met de partner en, voor de administratie, een wettelijke verplichting). Gegevens over uitbetalingen kunnen we delen met onze boekhouder of accountant, en met de Belastingdienst als de wet dat vraagt.
Bewaren: zolang de samenwerking loopt. Daarna bewaren we wat nodig is voor de administratie (naam, de afspraken over de vergoeding en de berekende en uitbetaalde vergoedingen) 7 jaar, de wettelijke bewaarplicht. Contactgegevens en notities die daarvoor niet nodig zijn, verwijderen we als ze niet meer nodig zijn, of eerder als de partner daarom vraagt.
Partnerpagina: een partner krijgt een eigen pagina via een geheime link, zonder account. Daar staan alleen zijn eigen cijfers: per maand het aantal klikken op zijn link, aanmeldingen met zijn code en betalende klanten, en zijn vergoeding. De pagina zet geen cookie en bewaart niets in de browser. We kunnen de link vernieuwen of intrekken; de oude link werkt dan niet meer. Stopt de samenwerking helemaal (archiveren), dan trekken we de link ook in.
Klanten via een partner blijven onzichtbaar voor de partner: hij ziet alleen aantallen en zijn vergoeding, nooit namen, bedrijfsnamen, e-mailadressen of andere gegevens van klanten (zie ook ‘Acties en actiecodes’ hierboven). Krijgt de partner een percentage van wat zijn klanten betalen, dan ziet hij dat bedrag pas na afloop van elke maand, en alleen als totaal over al zijn klanten samen.

5. Wie kan de gegevens zien?

De werkgever ziet de gegevens van zijn eigen klussen en medewerkers. Andere werkgevers zien ze nooit.
Spotklok (de beheerder) ziet in het beheer alleen gegevens op accountniveau: bedrijfsnaam, naam van de contactpersoon, e-mailadres, pakket en eventuele acties (zie punt 4, ook via welke partner), datum van aanmelding en laatste login, en aantallen (zoals het aantal klussen, medewerkers en foto's). Geen namen van medewerkers, tijden, locaties, foto's of IP-adressen van medewerkers. Wel wat een werkgever zelf in een melding aan Spotklok zet of doorstuurt, zoals een doorgestuurde melding van een medewerker (zie punt 3 en punt 4, ‘Help en meldingen’). Zonder iets van die gegevens te zien, kan de beheerder ook het e-mailadres van de eigenaar wijzigen als de beheerder van een bedrijf niet meer bereikbaar is (na controle van een KvK-uittreksel), en bij een beveiligingsrisico de links voor medewerkers tijdelijk blokkeren of medewerkers een nieuwe pincode laten kiezen. Dat wordt vastgelegd en de werkgever krijgt bericht.
Meekijken door support kan alleen als de werkgever daar in zijn account zelf toestemming voor geeft (voor 1 uur, 24 uur of 7 dagen). De toestemming stopt vanzelf en kan altijd worden ingetrokken; een lopende meekijksessie stopt dan direct. Elke meekijksessie wordt vastgelegd en is zichtbaar voor de werkgever. Tijdens het meekijken kan support geen wachtwoord wijzigen, geen gegevens exporteren of downloaden (ook geen urenoverzicht of foto's) en geen account of gegevens verwijderen, en ziet support geen IP-adressen van medewerkers.
Wachtwoord herstellen: Spotklok kan niet zelf in een account komen. Een link om een nieuw wachtwoord te kiezen gaat per e-mail rechtstreeks naar de werkgever, of (zonder e-mail) wordt alleen gemaakt als de werkgever daar zelf om vraagt. De werkgever ziet in zijn account wanneer zo'n link is gemaakt en gebruikt, en krijgt (met e-mail) bericht als zijn wachtwoord is gewijzigd. Alleen bij een overdracht van het beheer (artikel 3 van de voorwaarden) gaat de e-mail om een wachtwoord te kiezen naar het nieuwe e-mailadres dat iemand opgaf die het bedrijf mag vertegenwoordigen; de oude login wordt dan overal uitgelogd en het oude adres krijgt bericht.
Partners (zie punt 4) zien op hun partnerpagina alleen aantallen en hun eigen vergoeding: hoeveel mensen op hun link klikten, zich met hun code aanmeldden en voor Pro betalen. Nooit namen, bedrijfsnamen, e-mailadressen of andere gegevens van klanten.
Anderen krijgen gegevens alleen als dat nodig is om Spotklok te leveren (de partijen in punt 7), als de wet ons daartoe verplicht (bijvoorbeeld op bevel van een rechter of de Belastingdienst; als dat mag, laten we het de werkgever eerst weten), of als een ander bedrijf Spotklok overneemt (zie punt 2).
Wij verkopen geen gegevens en gebruiken ze niet voor advertenties.

6. Hoe lang bewaren we gegevens?

Gegevens	Bewaartermijn
IP-adressen van medewerkers	30 dagen, daarna automatisch gewist
IP-adressen in sessies en logboek van werkgevers en beheerders, en (als hash) bij het gebruik van een actiecode	90 dagen
Foto's, exacte locaties (ook van ritten, tussenstops en bij objecten), de afbeelding van handtekeningen, opmerkingen, interne notities en toelichtingen bij incidenten van medewerkers, apparaatgegevens (behalve de willekeurige apparaatcode), en het overzicht van wie beveiligde instructies of documenten opende	Instelling van de werkgever: 3, 6, 12 of 24 maanden (standaard 12), gerekend vanaf de werkdag
Vanaf 1 december 2026 ook: ingevulde teksten en getallen in velden (zoals een kilometerstand), namen bij handtekeningen en bijschriften, en hele ritten (vertrek en bestemming, adressen, plaatsen, kilometers en kilometerstanden, doel, klant en de tijden van vertrek en aankomst)	Dezelfde instelling van de werkgever, gerekend vanaf de werkdag (bij een rit: de datum van de rit)
Gewerkte uren, de tijden van meldingen en de status, ja/nee- en keuzevelden, correcties van uren en uurtarieven	Zolang de werkgever ze nodig heeft voor zijn administratie, uiterlijk tot het account wordt opgeheven
Klusgegevens die de werkgever invult: naam van de klant, adres van de klus, contactpersoon en telefoonnummer, omschrijving en notities	Zolang de werkgever ze nodig heeft, tot hij de klus of zijn account verwijdert
Pincodes van medewerkers (alleen als hash)	Zolang de medewerkerskaart bestaat, of tot de werkgever de pincode reset of de gegevens van de medewerker wist (of Spotklok bij een beveiligingsrisico om een nieuwe pincode vraagt)
Accountgegevens van werkgevers	Zolang het account bestaat
Gebruikte actiecodes en voordelen (welke code, van welke partner, wanneer, hoe, wat en tot wanneer)	Zolang het account bestaat; bepaalde een actie je prijs, dan bij je facturen 7 jaar
Gegevens van partners: naam, contactgegevens, afspraken en notities	Zolang de samenwerking loopt; daarna wat nodig is voor de administratie (naam en afspraken over de vergoeding) 7 jaar, contactgegevens en notities tot ze niet meer nodig zijn of de partner om verwijdering vraagt
Berekende en uitbetaalde vergoedingen aan partners	7 jaar (wettelijke bewaarplicht)
Een account met alle gegevens, als de werkgever het zelf verwijdert	Nog 30 dagen bedenktijd (alleen inloggen, exporteren, werkbonnen downloaden en gegevens van medewerkers wissen; de werkgever kan annuleren of meteen alles verwijderen), daarna verwijderd
Een gratis account (Basic, zonder proefperiode of uitbreiding) waarin 24 maanden niet is ingelogd en geen melding is gedaan	Verwijderd met alle gegevens, na een waarschuwing minimaal 30 dagen vooraf (per e-mail en in het account); inloggen of een melding stopt het verwijderen
Facturen en betalingen (Pro)	7 jaar (wettelijke bewaarplicht), ook na het verwijderen van het account
Verzoeken in het account (zoals een upgradeverzoek)	Zolang het account bestaat
E-mail aan info@spotklok.nl	Tot 12 maanden na afhandeling
Meldingen van medewerkers aan hun werkgever (‘Probleem melden’)	Zoals foto's: de bewaartermijn van de werkgever
Meldingen aan Spotklok (Help) van werkgevers	Zolang het account bestaat; een opgeloste melding 24 maanden na het laatste bericht
E-mail aan support@ van een adres zonder account (met bijlagen)	12 maanden na het laatste bericht
Logboek van binnengekomen e-mail (afzender en onderwerp)	30 dagen
E-mailmeldingen aan Spotklok over nieuwe meldingen (titel, bedrijf, bij e-mail de afzender, begin van de tekst; geen bijlagen) en over aanmeldingen die op goedkeuring wachten (bedrijfsnaam, naam, e-mailadres)	Uiterlijk 12 maanden na ontvangst, ook als de melding eerder is verwijderd
Technisch serverlogboek (welke pagina's werden opgevraagd, zonder zoekgegevens; IP-adressen alleen ingekort, en nooit bij verzoeken via een kluslink, Mijn klussen, de prikklok of een QR-sticker)	Maximaal 30 dagen, daarna automatisch verwijderd
Downloadbestanden die tijdelijk op de server voor je klaarstaan: een export die op de achtergrond is gemaakt (bijvoorbeeld veel werkbonnen tegelijk), of een bestand om op je telefoon te openen	Een export tot 24 uur, een bestand om te openen tot 10 minuten; daarna automatisch verwijderd
Back-ups (versleuteld), ook de kopieën die Spotklok buiten de server bewaart	14 dagen, daarna automatisch verwijderd

De opschoning gebeurt automatisch, elke dag. Kiest de werkgever een kortere bewaartermijn, dan wordt meteen opgeschoond. Tot 1 december 2026 worden van ritten na de bewaartermijn alleen de exacte locaties gewist en blijven ingevulde teksten en getallen in velden bewaard; vanaf die datum geldt de opschoning hierboven, ook voor gegevens van vóór die datum.

Verwijdert een werkgever zijn account, dan geldt eerst een bedenktijd van 30 dagen. Het account is dan alleen nog te gebruiken om in te loggen, gegevens te exporteren, werkbonnen te downloaden en gegevens van medewerkers te wissen; kluslinks, Mijn klussen en de prikklok werken niet meer en er wordt niets nieuws vastgelegd. Na de bedenktijd, of meteen als de werkgever daarvoor kiest, worden alle gegevens van dat account verwijderd, inclusief foto's (alleen facturen bewaren we apart, zie hierboven). Hetzelfde geldt als een gratis account na 24 maanden zonder gebruik wordt verwijderd. In back-ups blijven ze nog maximaal de bewaartermijn van de back-ups staan. Moet een back-up ooit worden teruggezet, dan worden verwijderingen van na die back-up (accounts, gewiste medewerkers) automatisch opnieuw uitgevoerd. Daarvoor bewaart Spotklok buiten de back-up alleen nummers en data; voor een overdracht van het beheer (een nieuw e-mailadres van de eigenaar) ook dat nieuwe e-mailadres, 30 dagen lang, zodat ook die overdracht na een teruggezette back-up blijft gelden.

Eindigt de overeenkomst op een andere manier, dan kan de werkgever zijn gegevens daarna nog minimaal 30 dagen gratis zelf exporteren; daarna verwijderen we ze (zie artikel 10 van de voorwaarden).

7. Subverwerkers en externe diensten

Voor het leveren van Spotklok gebruiken we de volgende partijen:

Partij	Waarvoor	Welke gegevens	Waar
TransIP B.V. (Leiden)	Hosting: server, database, opslag van foto's en back-ups	Alle gegevens van Spotklok (versleuteld verzonden)	Nederland (datacenter in Amsterdam)
TransIP B.V. (Leiden) — e-mail	De mailboxen van Spotklok (zoals info@ en support@). Als e-mail is ingeschakeld ook: het versturen van servicemails aan werkgevers en antwoorden op meldingen, en het ophalen van e-mail aan support@ (die Spotklok tot een melding maakt)	E-mailadres en inhoud van de mail. Servicemails bevatten geen gegevens van medewerkers; een antwoord op een melding of een e-mail aan support@ kan bevatten wat de afzender zelf schreef; de korte e-mailmeldingen aan Spotklok over nieuwe meldingen (zie punt 4) staan in onze eigen mailbox	Nederland
OpenStreetMap Foundation — kaarttegels en Nominatim	Kaartafbeeldingen op de kluspagina, in het dashboard en op de werkbon; het opzoeken van coördinaten bij een adres dat de werkgever intypt (bijvoorbeeld bij een klus, een object of de prikklok), en van een adres bij een locatie als PDOK dat niet kan (bijvoorbeeld buiten Nederland)	Kaarttegels: IP-adres en browsergegevens van wie de kaart bekijkt (ook medewerkers), geen gegevens uit Spotklok; voor de kaart op een werkbon haalt de server de tegels op (alleen het kaartgebied). Nominatim: alleen dat adres of de coördinaten (afgerond op ongeveer 10 meter), opgevraagd door de server (zonder namen of IP-adressen van gebruikers)	Verenigd Koninkrijk (de EU heeft voor het VK een adequaatheidsbesluit)
PDOK Locatieserver (Nederlandse overheid, beheerd door het Kadaster)	Een adres of plaats opzoeken bij een locatie: bij ritten, vaste plekken en het instellen van de prikklok	Alleen de coördinaten (afgerond op ongeveer 10 meter), opgevraagd door de server (zonder namen of IP-adressen van gebruikers)	Nederland
HeiGIT gGmbH — OpenRouteService (alleen als ingeschakeld)	De gereden kilometers van een rit berekenen via de route	Alleen de coördinaten van vertrek en aankomst (afgerond op ongeveer 10 meter), opgevraagd door de server (zonder namen of IP-adressen van gebruikers)	Duitsland (Heidelberg)
Cloudflare, Inc. — Turnstile (alleen als ingeschakeld)	Controle ‘ben je een mens?’ bij het aanmaken van een werkgeversaccount en bij ‘wachtwoord vergeten’	IP-adres en technische browsergegevens van wie die pagina gebruikt	Wereldwijd, ook in de VS (EU-VS Data Privacy Framework)

TransIP is subverwerker: daar staan de gegevens. De andere partijen zijn externe diensten die geen gegevens uit Spotklok bewaren: zij krijgen alleen technische gegevens (zoals het IP-adres en browsergegevens van wie een kaart bekijkt) of een adres of afgeronde coördinaten zonder namen, onder hun eigen voorwaarden.

We gebruiken geen externe lettertypen (zoals Google Fonts). Ook de kaartsoftware (Leaflet) komt alleen van onze eigen server; ontbreekt die daar, dan zie je geen kaart. De enige software van een andere partij is Cloudflare Turnstile, en alleen als dat is ingeschakeld (zie hierboven).

Links als ‘Route openen’ en ‘Bekijk op kaart’ openen Google Maps of Apple Kaarten met dat adres of die locatie, alleen als je daar zelf op tikt. Daarvoor gelden de regels van die dienst.

8. Beveiliging

Alle verbindingen zijn versleuteld (HTTPS).
Wachtwoorden en pincodes worden nooit leesbaar opgeslagen, alleen als sterke hash (PBKDF2).
Het beheer van Spotklok is beveiligd met tweestapsverificatie; de beheerder ziet geen gegevens van medewerkers (behalve wat de werkgever zelf doorstuurt).
Meekijken door support alleen met tijdelijke toestemming van de werkgever, en altijd vastgelegd.
Beveiligde instructies en documenten bij objecten (uitbreiding Beveiliging) worden versleuteld opgeslagen.
Back-ups worden versleuteld. De sleutel wordt apart bewaard.
Automatische opschoning van IP-adressen, exacte locaties, apparaatgegevens, foto's en serverlogboeken, en vanaf 1 december 2026 ook van ingevulde velden en ritten.
Beperkingen tegen misbruik, zoals een maximum aantal inlog- en aanmeldpogingen, en bescherming tegen automatische aanmeldingen door bots.
Hosting in Nederland (TransIP, datacenter in Amsterdam), met beveiligingsupdates en een firewall.
Een noodknop: bij een beveiligingsrisico kunnen we de links voor medewerkers van een account direct tijdelijk blokkeren en medewerkers een nieuwe pincode laten kiezen, zonder gegevens in te zien of te wissen. De werkgever krijgt daar meteen bericht van, in de app en per e-mail.
Een wijziging van het e-mailadres van een eigenaar door ons kan alleen met een reden en na controle van een KvK-uittreksel; de oude login wordt dan overal uitgelogd.

Een beveiligingsprobleem gevonden? Meld het aan support@spotklok.nl, met zo veel mogelijk details: wat je deed, op welke pagina en wanneer. Dit meldadres staat ook in spotklok.nl/.well-known/security.txt. Bekijk, wijzig of verwijder geen gegevens van anderen, gebruik het probleem niet verder dan nodig is om het aan te tonen, en maak het pas openbaar als we het hebben kunnen oplossen. We streven ernaar je melding binnen 2 werkdagen te beantwoorden en houden je op de hoogte.

9. Je rechten

Je hebt het recht om je gegevens in te zien, te laten corrigeren of verwijderen, de verwerking te laten beperken, bezwaar te maken en je gegevens mee te nemen (overdraagbaarheid).

Medewerkers: richt je verzoek aan je werkgever, want die is verantwoordelijk voor je gegevens. De werkgever kan in Spotklok je gegevens opzoeken en exporteren (in een export van al zijn gegevens, waaruit hij alleen die van jou aan je geeft) en je persoonsgegevens wissen (onder meer je naam, telefoonnummer, locaties, foto's en opmerkingen). Kom je er met je werkgever niet uit? Neem dan contact met ons op via info@spotklok.nl; wij sturen je verzoek binnen 5 werkdagen door naar je werkgever en helpen hem het af te handelen.
Werkgevers: je kunt in je account je gegevens aanpassen, al je gegevens exporteren (ZIP) en je account met alle gegevens verwijderen (na 30 dagen bedenktijd, of meteen als je daarvoor kiest). Voor andere verzoeken mail je naar info@spotklok.nl. We reageren binnen één maand. Is een verzoek ingewikkeld, dan kan dat met twee maanden worden verlengd; dat laten we je dan binnen de eerste maand weten. Om te voorkomen dat iemand anders jouw gegevens opvraagt, kunnen we je vragen te laten zien dat het om jou gaat.

Geautomatiseerde besluiten. We nemen geen besluiten over je die alleen door een computer worden genomen en die rechtsgevolgen hebben of je in aanmerkelijke mate treffen (artikel 22 AVG). De automatische controles bij het aanmelden houden alleen bots en spam tegen; word je daardoor ten onrechte tegengehouden, mail ons dan, dan kijkt een mens ernaar.

10. Datalekken

Als er ondanks alle maatregelen toch een datalek is, informeren wij de betrokken werkgevers zonder onredelijke vertraging, uiterlijk binnen 48 uur na ontdekking, met alle informatie die zij nodig hebben. De werkgever beslist of het lek moet worden gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens (binnen 72 uur) en aan de medewerkers. Gaat het om accountgegevens van werkgevers, dan melden wij het lek zelf: binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens als dat verplicht is, en aan de betrokken werkgevers als het lek een hoog risico voor hen meebrengt. We houden een overzicht bij van alle datalekken.

11. Cookies en lokale opslag

Werkgevers: één functionele cookie om ingelogd te blijven (maximaal 30 dagen). Zonder deze cookie werkt inloggen niet. Gebruik je Zelf klokken, dan zet Spotklok ook de functionele cookie met een willekeurige apparaatcode (maximaal 1 jaar), net als bij medewerkers. Daarnaast onthoudt het dashboard in je browser (lokale opslag) een paar instellingen, zoals filters en geluid, welke mededelingen je hebt weggeklikt, en wat je nog niet hebt opgeslagen. Een actielink zet geen cookie; de aanmeldpagina onthoudt de actiecode alleen tot je aanmelding klaar is.
Partners: de partnerpagina zet geen cookie en bewaart niets in je browser.
Medewerkers: één functionele cookie met een willekeurige apparaatcode (maximaal 1 jaar), om te herkennen of een kluslink op hetzelfde apparaat wordt gebruikt (misbruik van kluslinks tegengaan). Daarnaast bewaart de kluspagina in je browser (lokale opslag) dezelfde apparaatcode, de naam die je hebt gekozen, de laatst bekende gegevens van de klus (bij Mijn klussen: je lijst met klussen), meldingen en foto's die nog verstuurd moeten worden (als je even geen bereik hebt) of niet verstuurd konden worden, een concept van ‘Probleem melden’ en welke mededelingen je hebt weggeklikt. Op een gedeelde werktelefoon worden je naam en je klusstatus niet bewaard.
App op je beginscherm: Spotklok kan bestanden van Spotklok zelf (vormgeving, scripts, iconen en een pagina ‘Geen verbinding’) in je browser bewaren, zodat de app sneller opent en zonder bereik een nette melding toont. Daar zitten geen persoonsgegevens in: je tijden, locaties, foto's en andere gegevens uit Spotklok worden niet in deze app-bestanden bewaard (wat de kluspagina zelf bewaart, staat hierboven). Klik je de melding ‘Installeer de app’ weg, dan onthoudt je browser dat 3 dagen; kies je ‘Niet meer vragen’, dan onthoudt hij dat voor die app. Ook onthoudt je browser of je de app hebt geïnstalleerd, zodat je de melding dan niet meer krijgt (lokale opslag op je eigen telefoon, niet bij Spotklok).
Bij een melding leest de kluspagina ook het schermformaat, de taal en de tijdzone van je telefoon uit (zie punt 3), alleen om misbruik van kluslinks te herkennen. Is Cloudflare Turnstile ingeschakeld, dan controleert die op de aanmeld- en wachtwoordpagina van werkgevers met technische gegevens van de browser of er een mens of een bot aan het werk is (zie punt 7).
We gebruiken geen tracking-, analyse- of advertentiecookies. Alle cookies, lokale opslag en uitgelezen apparaatgegevens hierboven zijn nodig om Spotklok te laten werken of te beveiligen. Daarom vragen we er geen toestemming voor (artikel 11.7a lid 3 van de Telecommunicatiewet). Je kunt cookies en lokale opslag in je browser wissen; dan moet je opnieuw inloggen en kan een kluslink je telefoon als een nieuw apparaat zien.

12. Wijzigingen

We kunnen deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld als Spotklok verandert. Bovenaan staan de versie en de datum waarop de tekst voor het laatst is bijgewerkt; elke versie blijft met haar datum onderaan deze pagina staan (Eerdere versies). Bij belangrijke wijzigingen informeren we werkgevers minimaal 30 dagen vooraf, in de app en per e-mail. Kleine verduidelijkingen en wijzigingen die de wet verplicht, kunnen direct ingaan.

13. Contact en klachten

BibkoStudios
Vierlinghstraat 5D
3364 AS Sliedrecht
KvK 69536325 · btw-id NL002361054B86
E-mail: info@spotklok.nl

We hebben geen functionaris gegevensbescherming aangesteld. Vragen over privacy stel je via info@spotklok.nl.

Ben je niet tevreden over hoe met je gegevens wordt omgegaan? Laat het ons weten. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

Een beveiligingsprobleem meld je aan support@spotklok.nl (zie punt 8).

Eerdere versies

Elke versie van deze privacyverklaring blijft hier met haar datum staan.

Versie 1.0 · 4 oktober 2026 · de versie op deze pagina (vaste link). Er zijn nog geen eerdere versies.