Algemene voorwaarden Spotklok

Versie 1.0 · laatst bijgewerkt: 4 oktober 2026 · Eerdere versies

Eerdere versie. Dit is versie 1.0 van deze voorwaarden (4 oktober 2026). Deze versie geldt niet meer: de huidige versie staat op spotklok.nl/voorwaarden.

Deze voorwaarden gelden voor het gebruik van Spotklok door werkgevers: bedrijven en zelfstandigen. Spotklok is niet bedoeld voor consumenten. Door een account aan te maken ga je akkoord met deze voorwaarden en met de verwerkersovereenkomst.

1. Wie zijn wij en begrippen

Spotklok is een product van BibkoStudios, gevestigd aan Vierlinghstraat 5D, 3364 AS Sliedrecht, KvK 69536325, btw-id NL002361054B86, e-mail info@spotklok.nl (“wij”). Je sluit de overeenkomst met BibkoStudios; ook de facturen komen van BibkoStudios. Neemt een ander bedrijf Spotklok over (zie artikel 12), dan bedoelen we vanaf dat moment met “wij” dat bedrijf.

• Spotklok of de dienst: de online app voor urenregistratie op locatie, met het dashboard voor werkgevers en de kluspagina voor medewerkers.
• Werkgever of je: de onderneming of zelfstandige die een account aanmaakt en Spotklok gebruikt.
• Medewerker: iedereen die via een kluslink, Mijn klussen of de prikklok van de werkgever tijden of foto's meldt, zoals werknemers, zzp'ers of uitzendkrachten. Dat iemand in Spotklok ‘medewerker’ heet, zegt niets over zijn juridische positie: of iemand in loondienst is, als zelfstandige werkt of wordt ingeleend, volgt uit jullie afspraken en de wet (bijvoorbeeld de regels over schijnzelfstandigheid), niet uit Spotklok.
• Kluslink: de link die de werkgever deelt, waarmee medewerkers zonder account meldingen doen.

2. Toepasselijkheid

• Deze voorwaarden gelden voor elk gebruik van Spotklok door een werkgever. Algemene voorwaarden van de werkgever gelden niet. Andere afspraken gelden alleen als we ze per e-mail met je hebben vastgelegd.
• Spotklok is alleen bedoeld voor bedrijven en zelfstandigen (zoals zzp'ers), niet voor consumenten. Door een account aan te maken bevestig je dat je Spotklok gebruikt voor je beroep of bedrijf.
• We mogen je vragen om je KvK-nummer of een ander bewijs dat je een onderneming of zelfstandige bent. Kun je dat niet laten zien, of blijkt dat je Spotklok niet voor je beroep of bedrijf gebruikt, dan mogen we de overeenkomst beëindigen (zie artikel 10; je kunt je gegevens dan nog ophalen).
• De verwerkersovereenkomst hoort bij deze voorwaarden. Bij strijdigheid over persoonsgegevens gaat de verwerkersovereenkomst voor.

3. Account

• Je vult bij het aanmaken van een account juiste en volledige gegevens in en houdt die actueel.
• Om spam en nepaccounts te voorkomen, kunnen wij aanmeldingen controleren en beoordelen voordat een account actief wordt. Wij mogen een aanmelding zonder opgave van redenen weigeren.
• Je houdt je wachtwoord geheim en bent verantwoordelijk voor wat er met je account gebeurt. Vermoed je misbruik? Wijzig dan direct je wachtwoord en laat het ons weten.
• Kluslinks, pincodes en de prikklok zijn sleutels. Wie een kluslink, de prikklok-link of een pincode heeft, kan namens jouw bedrijf meldingen doen. Stuur een kluslink daarom alleen naar de medewerkers voor wie hij bedoeld is, open de prikklok-link alleen op het apparaat waar de prikklok hoort, en vraag je medewerkers hun pincode voor zichzelf te houden. Is een link of pincode bij de verkeerde persoon terechtgekomen of vermoed je misbruik? Maak dan een nieuwe link (‘Nieuwe link maken’; de oude link werkt daarna niet meer), annuleer de klus, ontkoppel de telefoon bij Mijn klussen of reset de pincode, en meld het aan support@spotklok.nl. Je bent verantwoordelijk voor wat er via je kluslinks, pincodes en prikklok gebeurt, behalve als het misbruik mogelijk werd door een fout van ons.
• Hoe de overeenkomst tot stand komt. Je vult het aanmeldformulier in, vinkt aan dat je Spotklok voor je bedrijf of beroep gebruikt en akkoord gaat met deze voorwaarden en de verwerkersovereenkomst, en verstuurt het formulier. Voordat je verstuurt, kun je alles wat je hebt ingevuld controleren en verbeteren; daarna pas je je gegevens aan in je account. De overeenkomst komt tot stand zodra je account actief is: direct na het aanmaken (en het bevestigen van je e-mailadres, als daarom wordt gevraagd), of na de goedkeuring van je aanmelding. Dat merk je doordat je kunt inloggen; als e-mail is ingeschakeld, krijg je ook een e-mail.
• Wij bewaren wanneer en met welke versie van deze voorwaarden en de verwerkersovereenkomst je akkoord ging. Deze voorwaarden en de verwerkersovereenkomst staan altijd op deze website; je kunt ze opslaan of afdrukken (bijvoorbeeld met ‘Afdrukken’ of ‘Opslaan als pdf’ in je browser). Op verzoek sturen we je de versie die gold toen je akkoord ging. De overeenkomst wordt gesloten in het Nederlands.
• Beheerder niet meer bereikbaar. Een account heeft één eigenaar met één e-mailadres. Is die persoon niet meer bereikbaar, bijvoorbeeld omdat hij uit dienst is of is overleden, dan kan iemand die het bedrijf volgens de KvK mag vertegenwoordigen ons vragen om het beheer over te dragen. Mail daarvoor naar info@spotklok.nl, met een recent uittreksel uit het Handelsregister en het e-mailadres van de nieuwe beheerder. Na controle veranderen wij alleen het e-mailadres van de eigenaar: de oude login wordt op alle apparaten uitgelogd, het nieuwe adres krijgt een e-mail om zelf een wachtwoord te kiezen en het oude adres krijgt bericht van de wijziging. Wij kijken daarbij niet in het account en leggen de wijziging met de reden vast. We mogen vragen dat de aanvrager ons vrijwaart voor aanspraken als achteraf blijkt dat hij niet bevoegd was, en we mogen een verzoek weigeren als we twijfelen.

4. Gebruik van Spotklok

Je gebruikt Spotklok alleen voor het registreren van werk en uren van je eigen medewerkers en volgens de wet. Het is niet toegestaan om:

• met bots, scripts of andere geautomatiseerde middelen accounts aan te maken of Spotklok te gebruiken;
• Spotklok te gebruiken om personen te volgen of te controleren zonder geldige reden en zonder dat zij daarvan weten;
• gegevens in te voeren die je niet mag verwerken, zoals bijzondere persoonsgegevens (bijvoorbeeld gezondheid) of burgerservicenummers, in klusinstructies, bijschriften of andere velden;
• spam, onrechtmatige of kwetsende inhoud te verspreiden via kluslinks;
• de beveiliging te omzeilen, Spotklok te overbelasten of de dienst te gebruiken op een manier die anderen hindert.

Bij (een redelijk vermoeden van) misbruik mogen wij je account tijdelijk blokkeren of beëindigen (zie artikel 10).

Tijdelijk uitzetten bij een beveiligingsrisico. Is er een beveiligingsprobleem of een redelijk vermoeden van misbruik, bijvoorbeeld een link die is uitgelekt, dan mogen we direct en tijdelijk de links voor je medewerkers blokkeren (zoals kluslinks, Mijn klussen en de prikklok), je medewerkers een nieuwe pincode laten kiezen, of een ander deel van de dienst uitzetten. Medewerkers zien dan alleen een neutrale melding. Je gegevens blijven bewaard en we kijken er niet in. We laten je zo snel mogelijk weten wat we hebben gedaan en waarom, met een melding in je account en per e-mail, en we zetten alles weer aan zodra dat veilig kan.

Redelijk gebruik. Gebruik Spotklok zoals een gewoon bedrijf dat doet. Gebruik je veel meer opslag (bijvoorbeeld foto's) of doe je veel meer verzoeken dan gebruikelijk, dan nemen we eerst contact met je op om samen een oplossing te zoeken. Lukt dat niet, dan mogen we het gebruik redelijk beperken of je een passende prijs voorstellen; die prijs geldt alleen als je ermee akkoord gaat.

5. Gegevens van je medewerkers

Voor de gegevens van je medewerkers ben jij de verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij verwerker. Dat betekent onder meer dat jij:

• zorgt voor een geldige grondslag voor het vastleggen van tijden, locaties en foto's van je medewerkers (bijvoorbeeld de uitvoering van de arbeids- of opdrachtovereenkomst of een gerechtvaardigd belang). Toestemming van werknemers is meestal geen geschikte grondslag, omdat zij niet vrij kunnen weigeren;
• Spotklok alleen gebruikt voor zover dat nodig is voor je doel (zoals urenregistratie en aantonen dat het werk op de juiste plek is gedaan), en niet om medewerkers buiten hun werk te volgen;
• je medewerkers (ook zzp'ers en uitzendkrachten) vooraf informeert over het gebruik van Spotklok: welke gegevens je vastlegt, waarom, hoe lang en wie ze ziet (bijvoorbeeld in je personeelsreglement of privacyverklaring). Je mag daarvoor verwijzen naar onze privacyverklaring en de uitleg voor medewerkers;
• als je een ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging hebt, nagaat of daarvoor instemming nodig is (artikel 27 lid 1 onder k en l van de Wet op de ondernemingsraden);
• nagaat of je een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA) moet doen. De Autoriteit Persoonsgegevens noemt het stelselmatig volgen van werknemers en het verwerken van locatiegegevens als situaties waarin dat vaak verplicht is;
• waarschuwingen in Spotklok (bijvoorbeeld ‘ander apparaat’ of ‘ver van de klus’) zelf beoordeelt en de medewerker de gelegenheid geeft om te reageren voordat je maatregelen neemt. Een waarschuwing is een signaal, geen bewijs;
• een passende bewaartermijn kiest in je account (3, 6, 12 of 24 maanden; standaard 12). Na die termijn wist Spotklok automatisch foto's, exacte locaties en opmerkingen, en vanaf 1 december 2026 ook ingevulde teksten en getallen in velden (zoals de kilometerstanden uit je werkwijzen), namen bij handtekeningen en hele ritten (met adressen, kilometers, doel, klant en tijden). Uren, de tijden van meldingen, de status en ja/nee- en keuzevelden blijven bewaard. Kies je een kortere termijn, dan wordt direct opgeschoond (zie ook artikel 7);
• verzoeken van medewerkers afhandelt, zoals inzage of verwijdering. Spotklok helpt je daarbij met de functies “Gegevens exporteren” en “Gegevens van deze medewerker wissen”.

Locaties worden alleen vastgelegd op het moment dat een medewerker zelf op een knop drukt. Spotklok volgt medewerkers niet op de achtergrond. Je mag Spotklok niet zo inrichten of gebruiken dat dit toch gebeurt (bijvoorbeeld door medewerkers te verplichten steeds opnieuw te melden alleen om hun locatie te zien).

Hulp daarbij. Op spotklok.nl/medewerkers staat een korte uitleg in gewone taal voor je medewerkers en je ondernemingsraad: wat Spotklok wel en niet doet, wie wat ziet, hoe lang gegevens blijven en welke rechten ze hebben. Je mag die tekst overnemen of aanpassen. Voor een DPIA kun je bij ons via info@spotklok.nl gratis een overzicht opvragen van de verwerking en de beveiligingsmaatregelen.

6. Pakketten, proefperiode, acties en betaling

• Spotklok heeft een gratis pakket (Basic) en een betaald pakket (Pro). Wat erin zit, zie je in je account bij “Abonnement”.
• Een nieuw account krijgt een gratis proefperiode van Pro van 14 dagen. Moet je aanmelding eerst worden goedgekeurd, dan start de proefperiode bij de goedkeuring. Na de proefperiode ga je automatisch naar Basic, tenzij je overstapt op Pro. Overstappen op Pro vraag je aan in je account (“Upgrade naar Pro aanvragen”); wij zetten Pro dan voor je aan.
• Prijzen. Basic is gratis. Voor Pro betaal je per kalendermaand, naar het aantal actieve werkers in die maand. Een actieve werker is iedereen die in die maand minstens één keer een klus accepteerde, vertrok, aankwam of de dienst beëindigde: je medewerkers, en jijzelf als je zelf klokt. Alle prijzen zijn exclusief btw.
  • 0 of 1 actieve werker: € 5 per maand;
  • 2 tot en met 5 actieve werkers: € 27 per maand;
  • meer dan 5 actieve werkers: € 27 plus € 3,50 per extra werker (bijvoorbeeld 7 actieve werkers: € 34 per maand).
• Eerste maand en proefperiode. Dagen in de gratis proefperiode en dagen op Basic betaal je niet. In de kalendermaand waarin wij Pro voor je aanzetten, betaal je naar rato: het maandbedrag (naar het aantal actieve werkers in die maand) alleen voor de dagen vanaf de dag dat Pro aan staat.
• Uitbreidingen (zoals Beveiliging en Prikklok) staan los van Pro en werken alleen met Pro. Wij zetten ze voor je aan; de prijs krijg je op aanvraag via info@spotklok.nl.
• Acties en actiecodes. Soms doen we een actie met een actiecode of actielink, zelf of samen met een partner (zoals een influencer), bijvoorbeeld een langere proefperiode, een periode Pro gratis, korting op Pro, een vaste prijs voor Pro of een uitbreiding gratis. Daarvoor gelden deze actievoorwaarden:
  • Een actie geldt zoals bij de code staat: wat je krijgt, hoe lang en voor wie (nieuwe of bestaande accounts). Een code werkt alleen zolang hij geldig is en niet vaker is gebruikt dan is afgesproken. Wat je actie inhoudt en tot wanneer, zie je in je account bij “Abonnement”.
  • Je gebruikt een actie één keer per account. Acties van dezelfde soort tellen niet bij elkaar op, zoals twee kortingen.
  • Een actie is niet inwisselbaar voor geld en hoort bij het account waarvoor de code is gebruikt; je kunt haar niet overdragen.
  • Korting en een vaste prijs gelden voor Pro, niet voor uitbreidingen. Is een uitbreiding gratis bij een actie, dan werkt die, zoals elke uitbreiding, alleen zolang je Pro hebt (ook tijdens de proefperiode of een periode Pro gratis).
  • Na afloop van een actie gelden de gewone prijzen. Was Pro gratis, dan ga je daarna automatisch naar Basic, tenzij je overstapt op Pro: je gaat nooit vanzelf betalen. 7 dagen voor het einde laten we je dat weten, in de app en per e-mail.
  • We mogen een actie eerder stoppen voor nieuw gebruik; wie de actie al heeft, houdt haar zoals bij de code staat. Bij misbruik, zoals meerdere accounts aanmaken om een actie vaker te krijgen, mogen we de actie direct beëindigen. Daarna gelden de gewone prijzen.
  • Deze actievoorwaarden gelden ook voor codes en links van een partner. Een partner kan van ons een vergoeding krijgen voor klanten die via zijn code of link komen; dat verandert niets aan je prijs of je actie. De partner ziet niet wie je bent, alleen aantallen (zie de privacyverklaring).
• Betalen per maand. Na afloop van elke maand krijg je een factuur van BibkoStudios, op basis van het aantal actieve werkers in die maand. Je betaalt binnen 14 dagen na de factuurdatum per bankoverschrijving. Later kun je ook betalen met iDEAL of automatische incasso via een betaalprovider; dat laten we je vooraf weten.
• Klopt een factuur niet? Laat het ons dan binnen 30 dagen na de factuurdatum weten per e-mail aan info@spotklok.nl, en schrijf erbij wat er volgens jou niet klopt. Het deel waar je het wel mee eens bent, betaal je op tijd. Het aantal actieve werkers halen we uit de registraties in Spotklok; die tellen, tenzij je laat zien dat ze niet kloppen. Je mag een factuur niet verrekenen met een bedrag dat wij jou volgens jou verschuldigd zijn.
• Te laat betaald? Dan sturen we eerst een herinnering. Betaal je daarna nog niet, dan mogen we Pro en uitbreidingen stopzetten (je account gaat dan naar Basic) tot je hebt betaald, en mogen we de wettelijke handelsrente en buitengerechtelijke incassokosten in rekening brengen. Die incassokosten berekenen we volgens de wettelijke staffel (artikel 6:96 BW en het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten), met een minimum van € 40.
• Betalen per jaar. Liever per jaar betalen? Dan is de jaarprijs 10 keer de maandprijs. De afspraken daarbij (van hoeveel actieve werkers we uitgaan, wanneer je de factuur krijgt en hoe opzeggen dan gaat) leggen we vooraf per e-mail met je vast; mail daarvoor naar info@spotklok.nl. Zeg je op omdat wij de prijs of deze voorwaarden wijzigen, een belangrijke functie laten vervallen of de overeenkomst overdragen (artikel 12), dan betalen we het deel van de jaarprijs terug dat je niet meer gebruikt.
• Opzeggen. Betaal je per maand, dan is Pro maandelijks opzegbaar, per e-mail aan info@spotklok.nl. Pro loopt dan door tot het einde van de lopende kalendermaand; daarna gaat je account naar Basic (gratis). Over die laatste maand krijg je nog een factuur. We bevestigen je opzegging binnen 2 werkdagen per e-mail. Je account en gegevens blijven bestaan; wil je alles verwijderen, zie dan artikel 10.
• Wij mogen prijzen wijzigen. Een prijswijziging gaat altijd in op de eerste dag van een kalendermaand. Een prijsverhoging maken we minimaal 30 dagen vooraf bekend, in de app en per e-mail. Ben je het er niet mee eens, zeg Pro dan op vóór de dag waarop de nieuwe prijs ingaat: tot het einde betaal je dan het oude tarief.
• Staat er een duidelijke vergissing in een prijs of aanbod, zoals een tikfout, dan zijn we daar niet aan gebonden.

7. Beschikbaarheid, onderhoud en je eigen administratie

• We doen ons best om Spotklok altijd goed beschikbaar te houden, maar we kunnen niet garanderen dat de dienst zonder onderbrekingen of fouten werkt. Voor onderhoud kan Spotklok kort onbereikbaar zijn.
• Onderhoud. Gepland onderhoud doen we zoveel mogelijk 's nachts, als er weinig wordt gewerkt. We kondigen het minimaal 24 uur vooraf aan in de app, met een mededeling in je dashboard. Bij een dringend beveiligingsprobleem of een storing mogen we meteen onderhoud doen; dat melden we dan zo snel mogelijk in de app.
• Bèta. Een functie die we ‘bèta’ noemen, is nog in ontwikkeling. Die bieden we aan zoals hij is, zonder garantie, en hij kan zonder aankondiging veranderen of stoppen.
• We maken dagelijks versleutelde back-ups. Toch blijf je zelf verantwoordelijk voor je administratie: exporteer regelmatig je gegevens (in je account bij “Gegevens exporteren”).
• Spotklok is geen archief voor je wettelijke bewaarplicht. Na de bewaartermijn die je kiest (zie artikel 5; de langste termijn is 24 maanden) worden onder meer foto's en exacte locaties gewist, en vanaf 1 december 2026 ook ingevulde teksten en getallen in velden (zoals de kilometerstanden uit je werkwijzen) en hele ritten. Heb je die gegevens langer nodig, bijvoorbeeld voor je kilometeradministratie of omdat de Belastingdienst gegevens 7 jaar wil kunnen zien, exporteer ze dan zelf op tijd (bij Ritten, of met “Gegevens exporteren” in je account) en bewaar de export. Een rit van vóór je bewaartermijn kun je niet invoeren.
• Tijden en locaties komen van de telefoon van de medewerker. De nauwkeurigheid van een locatie (GPS) en de tijd op het apparaat kunnen afwijken. Spotklok toont waarschuwingen bij opvallende afwijkingen, maar controleer belangrijke beslissingen, zoals over loon of ontslag, altijd zelf.
• Een hulpmiddel, geen advies. Spotklok helpt je bij je administratie, maar neemt die niet over. Controleer uren, pauzes, kilometers, kosten, werkbonnen en waarschuwingen zelf voordat je ze gebruikt voor loon, facturen of andere beslissingen. Jij blijft verantwoordelijk voor het naleven van de Arbeidstijdenwet, je cao en je eigen administratie. Wij geven geen juridisch, fiscaal of personeelsadvies, ook niet via support.
• Handtekeningen. Een handtekening op een werkbon of formulier in Spotklok is een gewone elektronische handtekening, geen gekwalificeerde elektronische handtekening. Wij controleren niet wie er tekent en zijn geen partij bij de afspraak tussen jou en je klant. Of zo'n handtekening voor jouw doel genoeg bewijs is, beoordeel je zelf.

8. Support en meekijken

Hulp vraag je in je account via “Probleem melden” (onder Help), of per e-mail aan support@spotklok.nl. We streven ernaar binnen 2 werkdagen te reageren, maar kunnen dat niet garanderen.

Wij kijken alleen in je account mee als je daar zelf toestemming voor geeft via “Support-toegang” in je account (voor 1 uur, 24 uur of 7 dagen). Je kunt die toestemming altijd intrekken. Zonder toestemming zien wij alleen je accountgegevens en aantallen, geen gegevens van je medewerkers, behalve wat je zelf in een melding aan ons zet of doorstuurt. Tijdens het meekijken kunnen wij niets exporteren, downloaden of verwijderen. Een link om je wachtwoord opnieuw in te stellen sturen wij alleen naar jou (per e-mail, of op jouw verzoek); in je account zie je wanneer zo'n link is gemaakt en gebruikt. De enige uitzondering is een overdracht van het beheer als de eigenaar niet meer bereikbaar is (artikel 3): dan gaat de e-mail om een wachtwoord te kiezen naar het nieuwe e-mailadres.

9. Aansprakelijkheid en overmacht

Hoofdregel: wij zijn niet aansprakelijk. BibkoStudios, en na een overdracht (artikel 12) het bedrijf dat Spotklok dan levert, is niet aansprakelijk voor schade die ontstaat door het gebruik van Spotklok, of doordat Spotklok tijdelijk niet of niet goed werkt, voor zover de wet dat toestaat.

We doen er alles aan wat redelijkerwijs mogelijk is om storingen, fouten en datalekken te voorkomen (zie de maatregelen in de privacyverklaring en de verwerkersovereenkomst). Maar volledige bescherming bestaat niet: geen enkele online dienst werkt altijd en zonder fouten. Wij beloven daarom onze best te doen, niet een bepaald resultaat.

Alleen als aansprakelijkheid volgens de wet niet mag worden uitgesloten, geldt het volgende:

• Alleen directe schade. We vergoeden alleen directe schade, zoals redelijke kosten om een fout in Spotklok te laten herstellen of om verdere schade te beperken.
• Maximumbedrag. Per gebeurtenis vergoeden we maximaal het bedrag dat je in de 12 maanden vóór die gebeurtenis aan ons hebt betaald voor Spotklok (zonder btw). Heb je in die 12 maanden minder dan € 100 betaald, bijvoorbeeld omdat je Basic of de proefperiode gebruikt, dan is het maximum € 100. Gebeurtenissen die met elkaar samenhangen, tellen als één gebeurtenis.
• Geen indirecte schade. We vergoeden nooit indirecte schade of gevolgschade, zoals gederfde winst, omzetverlies, gemiste besparingen, schade door bedrijfsstilstand of vertraging, verlies of beschadiging van gegevens of van andere zaken, reputatieschade, boetes en naheffingen (bijvoorbeeld van de Autoriteit Persoonsgegevens of de Belastingdienst), en aanspraken van je klanten of medewerkers.
• We zijn ook niet aansprakelijk voor beslissingen die je neemt op basis van gegevens uit Spotklok (bijvoorbeeld over loon, facturen of ontslag), voor afwijkingen in de locatie of de tijd van een telefoon, en voor storingen die wij niet in de hand hebben, zoals storingen bij internet-, stroom- of telefoonaanbieders of bij andere partijen waar Spotklok van afhankelijk is (overmacht, zie hieronder).

Verder geldt:

• Schade melden. Meld schade zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen 30 dagen nadat je haar hebt ontdekt of redelijkerwijs had kunnen ontdekken, per e-mail aan info@spotklok.nl, met een duidelijke omschrijving. Dan kunnen we de oorzaak onderzoeken en het probleem oplossen. Kunnen we een fout nog herstellen, dan krijgen we daar eerst een redelijke termijn voor. Meld je later, dan vervalt je recht op schadevergoeding, tenzij je redelijkerwijs niet eerder kon melden.
• Een vordering op schadevergoeding vervalt in elk geval één jaar nadat je de schade hebt ontdekt of redelijkerwijs had kunnen ontdekken.
• Je vrijwaart ons voor aanspraken van derden, waaronder je medewerkers, die het gevolg zijn van jouw gebruik van Spotklok in strijd met deze voorwaarden, de verwerkersovereenkomst of de wet.
• Deze regels gelden ook voor de mensen en bedrijven die wij inschakelen om Spotklok te leveren.

Uitzondering. De uitsluiting, de beperkingen en de meld- en vervaltermijnen in dit artikel gelden niet als de schade het gevolg is van opzet of bewuste roekeloosheid van BibkoStudios zelf of van de mensen die bij ons de leiding hebben (na een overdracht: van het bedrijf dat Spotklok levert of van de mensen die daar de leiding hebben). Ze gelden ook niet voor zover andere regels van dwingend recht dat verbieden. Rechten die je medewerkers zelf hebben op grond van de AVG, blijven bestaan.

Overmacht

Kunnen we een afspraak niet nakomen door iets wat ons niet kan worden verweten, dan is dat overmacht. Daaronder valt in elk geval:

• een storing bij onze hosting- of e-mailprovider of bij een andere partij waar Spotklok van afhankelijk is;
• een storing in internet, het stroomnet of telefoonnetwerken;
• een storing of wijziging bij WhatsApp, gps of kaart- en adresdiensten;
• een aanval op Spotklok, zoals een DDoS-aanval, als wij redelijke beveiligingsmaatregelen hadden genomen;
• maatregelen van de overheid;
• ernstige ziekte van de eigenaar van BibkoStudios, als vervanging redelijkerwijs niet te regelen is.

Tijdens overmacht hoeven we de afspraken die erdoor geraakt worden niet na te komen. Duurt de overmacht langer dan 30 dagen, dan mogen we allebei de overeenkomst per e-mail opzeggen, zonder dat daar kosten of een schadevergoeding tegenover staan.

10. Beëindiging, exporteren en overstappen

• Je gegevens meenemen. Je kunt je gegevens altijd zelf en gratis exporteren, met elk pakket. Met “Gegevens exporteren” in je account krijg je een ZIP-bestand met je gegevens als CSV-bestanden (onder meer klussen, uren, medewerkers, meldingen, ingevulde velden, ritten en je werkwijzen), je foto's en je logo. Werkbonnen download je per klus als pdf (met Basic van klussen uit de laatste 30 dagen); met Pro kun je ook werkbonnen van meerdere klussen tegelijk en je ritten apart exporteren. CSV-bestanden kun je openen in Excel en inlezen bij een andere aanbieder. Niet in de ZIP zitten, en dat is de volledige lijst: werkbonnen als pdf (zie hierboven); de beveiligde instructies en de documenten bij objecten (uitbreiding Beveiliging), die je om veiligheidsredenen alleen in Spotklok bij het object leest en downloadt; pincodes (die we alleen als hash bewaren) en de codes achter je links en QR-stickers (die werken alleen bij Spotklok); je overige instellingen, zoals de bewaartermijn en de werkbon-instellingen, die je in Spotklok ziet; en ons eigen beveiligingslogboek.
• Overstappen kost niets. Stap je over naar een andere aanbieder, dan rekenen we daarvoor geen kosten, ook niet voor het exporteren. Eindigt de overeenkomst, dan heb je altijd minimaal 30 dagen om je gegevens op te halen: verwijder je zelf je account, dan is dat de bedenktijd; verwijderen wij een gratis account dat niet meer wordt gebruikt, dan is dat de tijd na onze waarschuwing; in andere gevallen is dat de tijd na het einde (zie hieronder). Daarna verwijderen we je gegevens; uit versleutelde back-ups verdwijnen ze binnen 14 dagen.
• Zelf je account verwijderen. Je kunt je account op elk moment zelf verwijderen in je account (“Account en alle gegevens verwijderen”). Daarna heb je eerst 30 dagen bedenktijd. In die tijd kun je nog inloggen, je gegevens exporteren, werkbonnen downloaden en gegevens van een medewerker wissen, maar niets nieuws vastleggen: je kunt geen klussen meer aanmaken, en kluslinks, Mijn klussen en de prikklok werken niet meer. Je kunt het verwijderen in die tijd annuleren, of kiezen om toch meteen alles te verwijderen. We laten je in je account en per e-mail weten op welke datum alles wordt verwijderd. Na de bedenktijd, of meteen als je daarvoor kiest, worden al je gegevens in Spotklok definitief verwijderd (alleen je facturen bewaren we 7 jaar, omdat de wet dat verplicht); in versleutelde back-ups blijven ze nog maximaal 14 dagen bewaard. Wordt een back-up teruggezet, dan wordt je verwijdering automatisch opnieuw uitgevoerd.
• Verwijder je je account terwijl je Pro of een uitbreiding hebt, dan geldt dat ook als opzegging, zoals in artikel 6, per het einde van de maand waarin je het verwijderen vraagt. We bevestigen dat in de e-mail over het verwijderen en in je account. Over die maand krijg je nog een factuur, daarna niet meer. Je pakket en uitbreidingen blijven tot het verwijderen wel beschikbaar om je gegevens te bekijken en op te halen (zoals de beveiligde instructies en documenten bij objecten), zonder kosten. Annuleer je het verwijderen in de bedenktijd, dan vervalt die opzegging ook en blijft je pakket zoals het was.
• Wij kunnen de overeenkomst beëindigen bij misbruik, als je Spotklok niet voor je beroep of bedrijf gebruikt (artikel 2), bij het niet betalen van een betaald pakket, of als we de dienst stoppen. Stoppen we met Spotklok, dan melden we dat minimaal 3 maanden vooraf, in de app en per e-mail, zodat je je gegevens kunt exporteren.
• Faillissement of stoppen van je bedrijf. Word je failliet verklaard, krijg je surseance van betaling of stopt je bedrijf, dan mogen we de overeenkomst opzeggen, voor zover de wet dat toestaat. De overeenkomst eindigt hierdoor niet vanzelf, en alleen het starten van een akkoordprocedure (WHOA) is geen reden om op te zeggen. Jij, of de curator of bewindvoerder, krijgt eerst de gelegenheid om de gegevens te exporteren.
• Gratis account dat niet meer wordt gebruikt. Is er in een account met Basic 24 maanden lang niet ingelogd en heeft in die tijd niemand er een melding mee gedaan, dan mogen we het account met alle gegevens verwijderen. We waarschuwen je minimaal 30 dagen vooraf per e-mail en met een melding in je account, zodat je kunt inloggen of exporteren. Log je in of doet iemand een melding, dan gaat het verwijderen niet door. Dit geldt niet voor Pro, de proefperiode of een account met een uitbreiding.
• Eindigt de overeenkomst op een andere manier dan hierboven (bijvoorbeeld omdat wij haar beëindigen), dan kun je je gegevens daarna nog minimaal 30 dagen zelf exporteren. Is je account geblokkeerd, dan geven we je op verzoek tijdelijk weer toegang om te exporteren; de links voor je medewerkers kunnen dan uit blijven. Daarna verwijderen we je gegevens (zie artikel 11 van de verwerkersovereenkomst), behalve wat we volgens de wet moeten bewaren, zoals facturen.
• Afspraken die naar hun aard ook na het einde blijven gelden, zoals het betalen van wat je nog verschuldigd bent, aansprakelijkheid, geheimhouding en het verwijderen van gegevens, blijven gelden.

11. Intellectueel eigendom, ideeën en geheimhouding

De software, het ontwerp en de naam Spotklok zijn van BibkoStudios (na een overdracht: van het bedrijf dat Spotklok overneemt). Zolang de overeenkomst loopt, mag je Spotklok gebruiken voor je eigen bedrijf; dat recht kun je niet aan een ander doorgeven. De gegevens die jij en je medewerkers invoeren, blijven van jou. Wij gebruiken ze alleen om de dienst te leveren.

• Je mag Spotklok niet kopiëren, nabouwen, doorverkopen, verhuren of als eigen dienst aan anderen aanbieden. De software terugvertalen of ontleden (reverse engineering) mag alleen voor zover de wet dat uitdrukkelijk toestaat.
• Ideeën. Geef je ons ideeën, suggesties of feedback, bijvoorbeeld via ‘Probleem melden’, dan mogen we die vrij en zonder vergoeding gebruiken om Spotklok te verbeteren. Je naam of bedrijfsnaam noemen we daarbij niet zonder je toestemming.
• Geheimhouding. We houden allebei vertrouwelijke informatie van de ander geheim, ook na het einde van de overeenkomst. Vertrouwelijk is informatie waarvan de ander zegt dat die vertrouwelijk is, of waarvan je dat redelijkerwijs kunt begrijpen, zoals bedrijfsgegevens, prijsafspraken en informatie over beveiliging. Dit geldt niet voor informatie die al openbaar is, of als de wet of een rechter ons verplicht informatie te geven. Voor persoonsgegevens gelden daarnaast de afspraken in de verwerkersovereenkomst.

12. Wijzigingen en overdracht

Deze voorwaarden en de verwerkersovereenkomst. Wij mogen deze voorwaarden en de verwerkersovereenkomst wijzigen. Belangrijke wijzigingen maken we minimaal 30 dagen vooraf bekend, in de app en per e-mail, en we vragen je in de app om akkoord te gaan met de nieuwe versie; we leggen vast met welke versie je akkoord ging en wanneer. Ben je het er niet mee eens, dan kun je de overeenkomst voor de ingangsdatum beëindigen door Pro op te zeggen en je account te verwijderen (exporteer eerst je gegevens als je die wilt houden). Tijdens de bedenktijd van 30 dagen (artikel 10) gelden de nieuwe versies dan niet voor jou.

Kleine wijzigingen die niet in je nadeel zijn (zoals een verduidelijking of een nieuw adres) en wijzigingen die de wet verplicht, mogen direct ingaan; ook die laten we in de app zien. Alle versies blijven met hun datum op deze website staan (zie Eerdere versies).

Functies. Spotklok ontwikkelt zich. We mogen functies aanpassen, vervangen of stoppen. Verdwijnt een belangrijke functie van Pro of van een betaalde uitbreiding, dan melden we dat minimaal 30 dagen vooraf, in de app en per e-mail, en kun je Pro of die uitbreiding opzeggen voordat de wijziging ingaat (zie ook artikel 6).

Overdracht. BibkoStudios mag de overeenkomst, samen met de verwerkersovereenkomst, overdragen aan een ander bedrijf dat het beheer en de exploitatie van Spotklok overneemt. Dat kan een Spotklok BV zijn, maar ook een bedrijf met een andere naam. Je geeft daar nu al toestemming voor. Daarbij geldt:

• we laten het je minimaal 30 dagen vooraf weten, in de app en per e-mail, met de naam en gegevens van het nieuwe bedrijf;
• het nieuwe bedrijf neemt alle afspraken uit deze voorwaarden en de verwerkersovereenkomst over; je gegevens gaan mee naar dat bedrijf en worden niet voor iets anders gebruikt;
• ben je het er niet mee eens, dan kun je de overeenkomst uiterlijk op de dag van de overdracht beëindigen door je account met alle gegevens te verwijderen (exporteer ze eerst als je ze wilt houden). Wil je niet dat je gegevens meegaan, kies dan bij het verwijderen voor ‘Toch meteen alles verwijderen’; anders gaan ze tijdens de bedenktijd mee. Dat kost niets extra; heb je per jaar vooruitbetaald, dan krijg je het ongebruikte deel terug (zie artikel 6).

Jij mag de overeenkomst alleen met onze toestemming aan een ander overdragen.

13. Toepasselijk recht en geschillen

Op deze voorwaarden is Nederlands recht van toepassing. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement Rotterdam, tenzij de wet dwingend een andere rechter aanwijst. We proberen een geschil eerst samen op te lossen; mail daarvoor naar info@spotklok.nl.

Is een bepaling in deze voorwaarden ongeldig, dan blijven de andere bepalingen gewoon gelden. In plaats van de ongeldige bepaling geldt dan een geldige regel die zo dicht mogelijk bij de bedoeling ervan ligt.

14. Contact

BibkoStudios
Vierlinghstraat 5D
3364 AS Sliedrecht
KvK 69536325 · btw-id NL002361054B86
E-mail: info@spotklok.nl
Hulp bij de app: support@spotklok.nl

Een beveiligingsprobleem gevonden? Meld het aan support@spotklok.nl (zie punt 8 van de privacyverklaring).

Eerdere versies

Elke versie van deze voorwaarden blijft hier met haar datum staan. Op verzoek sturen we je de versie waarmee je akkoord ging.

• Versie 1.0 · 4 oktober 2026 · de versie op deze pagina (vaste link). Er zijn nog geen eerdere versies.